Mit dem Makro formletter2pdf erweitern Sie die Serienbrieffunktion von Microsoft Word um die Möglichkeit Serienbriefe als einzelne PDF-Dateien oder Word-Dokumente zu speichern oder als einzelne Dokumente zu drucken.

Und das Beste: formletter2pdf ist Open Source. Das heißt das Word Makro ist kostenlos und Sie können dieses jederzeit an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.

formletter2pdf herunterladenv2.6 (.zip)

  • Microsoft Office 2016
  • Microsoft Office 2013
  • Microsoft Office 2010
  • Microsoft Office 2007
  • Microsoft Office 2003
  • Microsoft Office for Mac 2016
  • Microsoft Office for Mac 2011
  • Microsoft Office for Mac 2008
  • Microsoft Office for Mac 2004

Anleitung

formletter2pdf nutzen

Die folgende Anleitung zeigt die Funktionsweise von formletter2pdf anhand des im Downloadpaket enthaltenen Beispieldokuments.

  • Schritt 1

    Öffnen Sie die im Downloadpaket enthaltene Datei formletter2pdf.docm. Nach dem Öffnen werden Sie zunächst gefragt, ob ein SQL-Befehl auf die Datenquelle mit der Liste der Testempfänger ausgeführt werden darf. Beantworten Sie diese Frage mit Ja. Sie werden danach aufgefordert die Datenquelle auszuwählen, wo Sie bitte die im Downloadpaket enthaltene Datei formletter2pdf.mdb auswählen.

  • Schritt 2

    Sollten Sie einen Sicherheitshinweis mit dem Inhalt Makros wurden deaktiviert erhalten, müssen Sie zunächst auf Inhalt aktivieren klicken, bevor Sie formletter2pdf nutzen können. Die vorhergehenden Schritte mit der Auswahl der Datenquelle müssen dabei wiederholt werden.

  • Schritt 3

    Sie können formletter2pdf entweder über das Schnellstarticon in der Titelleiste (Diskette über einer Seite Papier) starten oder Sie wählen im Tab Ansicht den Punkt Makros aus und starten formletter2pdf von dort aus.

    Wichtig: Starten Sie formletter2pdf immer bevor Sie eine Option unter Fertig stellen und zusammenführen auswählen.

  • Schritt 4

    Sobald Sie formletter2pdf gestartet haben erscheint ein Einstellungsdialog in dem Sie zunächst den zu generierenden Dateityp wählen. formletter2pdf kann die erzeugten Einzeldateien sowohl als PDF-Dateien als auch als Word-Dokumenten speichern.

  • Schritt 5

    Wählen Sie nun einen Ordner aus, in dem die erzeugten Dateien gespeichert werden sollen. formletter2pdf erstellt dabei immer einen neuen Ordner, in welchem dann die erzeugten Einzeldateien enthalten sind. Passen Sie bei Bedarf die Patterns für den Ordnernamen und die Dateinamen an Ihre Bedürfnisse an.

  • Schritt 6

    Insofern Sie alle Einstellungen getätigt haben, starten sie die Erzeugung der Einzeldateien durch Klick auf save single files. formletter2pdf informiert sie nun darüber, dass Microsoft Word aus Performance-Gründen während der Erzeugung ausgeblendet wird. Um fortzufahren, bestätigen Sie diesen Dialog mit OK.

  • Schritt 7

    Bei einer großen Anzahl an Empfängern (Einzeldateien) kann die Erzeugung durchaus einige Minuten in Anspruch nehmen. Versuchen Sie Microsoft Word während dieser Zeit nicht auf einem anderen Weg zu starten oder zu beenden. formletter2pdf zeigt eine Erfolgsmeldung und blendet Microsoft Word wieder ein, sobald alle Dateien generiert wurden.

formletter2pdf-Makro einrichten

Die unten stehende Anleitung zeigt wie Sie das Makro formletter2pdf aus dem im Downloadpaket enthaltenen Beispieldokument in Ihre globale Word-Vorlage kopieren. Optional können Sie das Makro auch direkt aus dem enthaltenen Sourcecode selbst erstellten.

Vergewissern Sie sich, dass formletter2pdf mit Ihrer Microsoft Office-Version kompatibel und Ihre Office-Installation mit allen Service Packs und Updates versorgt ist.

  • Schritt 1

    Öffnen Sie das im Downloadpaket enthaltene Word-Dokument formletter2pdf.docm. Beantworten Sie den nach dem Öffnen erscheinenden Dialog mit der Nachfrage nach dem SQL-Befehl der Einfachheit halber mit Nein.

  • Schritt 2

    Sollten Sie einen Sicherheitshinweis mit dem Inhalt Makros wurden deaktiviert erhalten, müssen Sie zunächst auf Inhalt aktivieren klicken, bevor Sie formletter2pdf nutzen können. Der vorhergehende Schritt mit der Auswahl der Datenquelle muss dabei wiederholt werden.

  • Schritt 3

    Navigieren Sie innerhalb von Microsoft Word in den Tab Ansicht und wählen Sie dort den Menüpunkt Makros aus. Klicken Sie nun im soeben geöffneten Dialog den Button Organisieren... an.

  • Schritt 4

    Markieren Sie auf der linken Seite des Dialogs Organisieren die beiden Punkte formletter2pdf und formletter2pdf_form und kopieren Sie diese durch Klick auf den Button Kopieren -> in Ihre globale Word-Vorlage Normal.dotm.

  • optional

    Um ein Icon für den Schnellzugriff auf formletter2pdf einzurichten wählen Sie zunächst unter Datei den Punkt Optionen aus und im erscheinenden Dialog den Punkt Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wählen Sie im Dropdown Befehle auswählen den Punkt Makros und im DropDown Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen den Punkt Für alle Dokumente (Standard) aus. Nun können Sie das Element Project.formletter2pdf.formletter2pdf zur Leiste hinzufügen.

  • optional

    Um das Icon für den eben angelegten Schnellzugriff anzupassen, wählen Sie auf der rechten Seite das kopierte Makro aus und klicken danach auf den Button Ändern .... Geben Sie als Anzeigename formletter2pdf ein und wählen Sie ein Icon Ihrer Wahl.

Wie erstelle ich einen Serienbrief in Microsoft Word?

  • Schritt 1

    Um die Serienbrief-Funktion zu starten, wählen Sie im Tab Sendungen den Punkt Seriendruck starten und im erscheinenden Dropdown den Punkt Briefe aus.

  • Schritt 2

    Als Nächstes müssen Sie eine Liste an Empfängern angeben. Dazu können Sie entweder eine bestehende Excel-Tabelle, eine Access-Datenbank oder Ihre Outlook-Kontakte nutzen. Alternativ erstellen Sie direkt mithilfe von Microsoft Word eine eigene Empfängerliste. In unserer Anleitung werden wir diesen Weg gehen, daher wählen Sie bitte den Punkt Neue Liste eingeben... unter Empfänger auswählen aus.

  • Schritt 3

    Konfigurieren Sie die einzelnen Spalten der Empfängerliste entsprechend Ihren Anforderungen und legen Sie zum Testen mindestens 2-3 Einträge an.

  • Schritt 4

    Nun können Sie Ihren Brief erstellen. Fügen Sie dabei z.B. den Namen oder die Adresse mithilfe der Seriendruckfelder ein. Diese Marker werden später pro Empfänger mit den entsprechenden Werten aus Ihrer Empfängerliste befüllt.

  • Schritt 5

    Über den Punkt Vorschau Ergebnisse bzw. den daneben befindlichen Navigationselementen können sie vorab das Ergebnis des fertigen Serienbriefs für jeden Ihrer Empfänger kontrollieren. Die so entstandenen Briefe können Sie entweder direkt ausdrucken oder mit formletter2pdf in einzelne Dateien speichern.

  • Hinweis

    Aus Sicherheitsgründen fragt Microsoft Word bei jedem erneuten Öffnen des Serienbriefs nach, ob der SQL-Befehl zur Abfrage ihrer Empfänger ausgeführt werden soll oder nicht. Bei selbst erstellen Dokumenten können sie diese Frage getrost mit Ja beantworten.
    Wenn Sie einen gespeicherten Serienbrief an einen anderen als den ursprünglichen Speicherort verschieben bzw. kopieren, kennt Microsoft Word beim nächsten Öffnen die Empfängerliste nicht mehr und Sie werden nach dem Speicherort gefragt.

Weiterführende Informationen und eine detailliertere Anleitung zur Serienbrief-Funktion in Microsoft Word finden Sie im folgenden Microsoft Artikel: http://support.microsoft.com/kb/294683/de

Download und Versionen

formletter2pdf v2.6 (.zip)


formletter2pdf ist kompatibel mit den folgenden Microsoft Office-Versionen:

  • Microsoft Office 2016
  • Microsoft Office 2013
  • Microsoft Office 2010
  • Microsoft Office 2007
  • Microsoft Office 2003
  • Microsoft Office for Mac 2016
  • Microsoft Office for Mac 2011
  • Microsoft Office for Mac 2008
  • Microsoft Office for Mac 2004

Sie finden formletter2pdf nützlich, einfach spitze oder sogar megageil?
Sie freuen sich, dass formletter2pdf Open Source und kostenlos ist?

... wollen aber trotzdem meine Arbeit honorieren? Dann würde ich mich über eine kleine Spende freuen.

 

Inhalt des Downloadpakets

Das Downloadpaket beinhaltet die folgende Dateien:

  • formletter2pdf.docm - Beispiel-Serienbrief mit integriertem Makro
  • formletter2pdf.mdb - Empfängerliste des Beispiel-Serienbriefs
  • formletter2pdf-officeformac-recipients.docx - Empfängerliste des Beispiel-Serienbriefs für Office for Mac
  • license.txt - Open Source-Lizenz
  • readme.txt - Informationen und Hinweise
  • changelog.txt - Release-Notes
  • source - Quellcode des Makros
    • formletter2pdf_form.frm
    • formletter2pdf_form.frx
    • formletter2pdf.bas

Versionshinweise

v2.6 (März 2017) - herunterladen
  • Funktion zum optionalen Ausdrucken direkt während des Generierens und Speicherns der einzelnen Dokumente ergänzt.
v2.5 (November 2016) - herunterladen
  • Ordnerauswahldialog zur Auswahl des Speicherzieles geändert, um auch unter Windows 10 zu funktionieren.
v2.4 (November 2015) - herunterladen
  • Es können nun in Office für Windows PDFs nach dem Standard "PDF/A (ISO 19005-1-compatible)" erstellt werden.
v2.3 (November 2015) - herunterladen
  • Makro an die Änderungen in Microsoft Office for Mac 2016 angepasst.
  • Im GUI getätigte Einstellungen werden bei mehrfachem Ausführen des Makros zwischengespeichert.
  • Alternativer Code für das Exportieren als PDF als Kommentar im Quellcode ergänzt. Damit lassen sich bei Bedarf diverse Exporteinstellungen mittels Parameter setzen.
  • Verlinkung zur Website und zum Spendenformular in der GUI ergänzt.
v2.2 (April 2015) - herunterladen
  • Marker zum Einfügen des Dateinamens des Word Dokuments im Feld "file name pattern" ergänzt.
  • Einfache Möglichkeit zum Setzen der Standardwerte im Quellcode integriert.
v2.1 (September 2014) - herunterladen
  • Liste aller verfügbaren Marker für das Feld "file name pattern" zur GUI hinzugefügt.
v2.0 - herunterladen
  • Support für Office for Mac ab der Version 2011 hinzugefügt.
  • Fehlerbehandlung und Dateimanagement verbessert.
v1.3 - herunterladen
  • Auswahl der Zielformate um fast alle von Microsoft Word unterstützten Dateitypen erweitert.
  • Datenformat des Word-Dokuments auf Office 2013 aktualisiert.
v1.2 - herunterladen
  • Bugfix für ein Problem bei dem immer alle Serienbriefe in jede Einzeldatei gespeichert wurden.
  • Einleitungstext in Word-Dokument aktualisiert.
v1.1 - herunterladen
  • Bugfix für ein Problem mit dem Ersetzen der Feldnamen im Filename-Pattern.
  • Struktur der Dateinamen im Downloadpaket vereinfacht.
  • Release-Notes hinzugefügt.
v1.0 - herunterladen
  • Erste veröffentlichte Version.

FAQ und Kommentare

Häufig gestellte Fragen

In der aktuellen Version von formletter2pdf wird eine Aufforderung zum Spenden angezeigt. Benötigt formletter2pdf nun eine Lizenz oder gibt es eine kostenpflichtige Pro-Version?

Nein, formletter2pdf ist und bleibt weiterhin kostenlos. Sie haben jederzeit die Möglichkeit das GUI des Makros im Makro-Editor zu bearbeiten und die Spendenaufforderung zu entfernen.

Mit welchen Versionen von Microsoft Office ist formletter2pdf kompatibel?

formletter2pdf ist unter Microsoft Windows mit allen Office Versionen ab der Version 2007 nutzbar. formletter2pdf funktioniert aktuell unter Office for Mac ab Version 2011.

Warum funktioniert formletter2pdf nicht unter Office 2003?

Die Serienbrieffunktion unter Office 2003 ist weit noch nicht so ausgereift wie in späteren Versionen von Microsoft Office und Office 2003 hat noch keine Funktion für das Abspeichern von Word-Dokumenten als PDF-Dateien integriert.

Warum funktioniert formletter2pdf bei mir unter Office 2007 nicht, obwohl es damit kompatibel ist?

Office 2007 ist aus einem mir unbekannten Grund in der Basisinstallation nicht mit formletter2pdf kompatibel. Installieren Sie alle verfügbaren Service Packs und Updates für Office 2007 um das Problem zu beheben.

formletter2pdf läuft auch unter Office for Mac 2016, nur kann ich dort das Makro weder bearbeiten noch in andere Dokumente kopieren. Woran liegt das?

Ab der Version Office for Mac 2016 hat Microsoft die Funktionen zum Editieren und Erstellen von Makros stark eingeschränkt. So können unter Office for Mac 2016 keine grafischen Fenster (Userforms) erstellt oder editiert werden. Auch können Makros mit Userforms mit der Organisieren-Funktion nicht zwischen Dokumenten oder in die Vorlage Normal.dot kopiert werden (Fehlermeldung: Nicht genügend Arbeitsspeicher).

Abhilfe gibt es im Moment keine. Die einzige Lösung besteht darin die Serienbriefe unter Office für Windows vorzubereiten und dort das Makro in das Dokument zu integrieren. Dieser vorbereitete Serienbrief kann dann unter Office for Mac 2016 genutzt werden, denn lauffähig sind Makros mit Userforms weiterhin.

In welche Dateiformate können die einzelnen Dateien mit formletter2pdf gespeichert werden?

Neben den Standardformaten Word-Dokument (.docx) und Portable Document Format (.pdf) kann formletter2pdf Dateien auch in folgende Dateiformate speichern: Word 97-2003-Dokument (.doc), Website in einer Datei (.mht), Website (.htm), Website gefiltert (.htm), Rich-Text-Format (.rte), Nur Text (.txt).

Ist das Makro in den von formletter2pdf gespeicherten einzelnen Word-Dokumenten wieder miteingebettet?

Nein, das Makro ist in den erzeugten Word-Dokumenten nicht integriert. Allerdings ist zu beachten, dass ein im Ausgangsdokument für das Makro erstellter Button in der Leiste für den Schnellzugriff (wenn auch funktionslos) erhalten bleibt.

Warum fehlen gewisse Zeichen in meinen Dateinamen, obwohl diese im Pattern angegeben oder in den Werten der Datenfelder enthalten sind?

Unter Windows gibt es einige Zeichen (: \ / ? : * " < > |) die für Dateinamen nicht zulässig sind. Damit die erstellten Dateien auch wirklich gespeichert werden können, stellt formletter2pdf sicher, dass diese Zeichen im Dateinamen nicht vorkommen und entfernt Sie deshalb automatisch.

Meine generierten Dateien enthalten immer alle Serienbriefe. Was kann ich tun?

Damit formletter2pdf jeden Serienbrief in eine einzelne Datei speichern kann muss formletter2pdf unbedingt vor dem Zusammenführen der Serienbriefeausgeführt werden - also vor dem Anwenden einer Option aus dem Punkt "Fertig stellen und zusammenführen".

Ich erhalte eine Fehlermeldung mit einem nicht näher definierten Fehler. Was kann ich tun?

Stellen Sie sicher, dass Sie die Serienbrieffunktion gestartet haben und eine Datenquelle eingebunden ist. Sie können auch versuchen das Makro erneut anzulegen. Abhilfe schafft in einigen Fällen auch das Neuerstellen des Word-Dokuments. Beginnen Sie dabei unbedingt mit einem neuen leeren Dokument.

Ich nutze formletter2pdf immer mit demselben Dokument. Wie kann ich Standardwerte für Dateinamen oder Export-Format setzen?

Um Standardwerte zu setzen, muss das Makro über den in Microsoft Word integrierten Visual Basic Editor angepasst werden. Alle in der Oberfläche ersichtlichen Werte können in im Quellcode des Moduls "formletter2pdf" gesetzt werden - die entsprechende Stelle bzw. die erlaubten Werte sind im Code kommentiert. Es sind auch leere Werte möglich, um keine Vorgaben zu machen.

In den generierten PDF-Dateien fehlen manchmal Kopf- bzw. Fußzeile, Grafiken oder Linien bei Tabellen. Was kann ich dagegen tun?

An den geschilderten Problemen ist die PDF-Exportfunktion von Microsoft Word schuld. Optionen um die Art der PDF-Generierung zu beeinflussen gibt es aktuell nicht. Abhilfe schafft daher nur das leichte modifizieren der Vorlage (Verschieben der Grafik, Verändern der Liniendicke, etc.).

Kann formletter2pdf auch PDFs nach dem Standard PDF/A (ISO 19005-1-kompatibel) zur Langzeitarchivierung erstellen?

Ja, allerdings nur unter Office für Windows. In Office for Mac ist die entsprechende Funktionalität nicht integriert.

Wählen Sie dazu in der Oberfläche von formletter2pdf bei „save single files as“ den Punkt „other“ und „PDF/A (ISO 19005-1-compatible)“.

Was ist eigentlich ein Serienbrief und wie kann ich einen Serienbrief in Microsoft Word erstellen?

Microsoft Word bietet die Möglichkeit individuelle Schreiben (z.B. einen Brief für unterschiedliche Empfänger) anhand einer Vorlage und einer Datenquelle (z.B. einer Excel-Tabelle mit Name und Anschrift) automatisch zu generieren.
Eine einfache Beschreibung, wie Sie einen Serienbrief erstellen, finden Sie weiter oben unter dem Punkt Anleitung.

Wie ist formletter2pdf entstanden?

Das Projekt formletter2pdf ist aufgrund der unzähligen Zugriffe und Kommentare auf meinen Blog-Artikel Word-Serienbrief in einzelne Word- oder PDF-Dateien speichern entstanden.

Kommentare

Sie haben eine Frage zu formletter2pdf oder auch einen Verbesserungsvorschlag? - Dann würde ich mich über einen kurzen Kommentar freuen.

Kommentare älter als 1 Jahr

  1. Super Sache! Funktioniert einwandfrei. Danke

    Kommentar von Der User am 05.05.2014 um 06:41

  2. MEGAGEIL!!! Vielen, vielen Dank! Spart sehr viel Zeit.

    Kommentar von Frieder Ermel am 16.05.2014 um 19:31

  3. Schade, funktioniert nur mit .docx. Bei .pdf werden die ersten ein oder auch zwei Dokumente eines Serienbriefs fehlerfrei erstellt, dann bricht er mit dieser Meldung ab: "formletter2pdf has been aborted, because an invalid file name has been detected. (...)"

    Kommentar von goto fail am 19.05.2014 um 19:56

    1. Hallo goto fail,
      Word liefert leider nur sehr kryptische Fehlernummern. Hinter der von mir erstellten Fehlermeldung verbirgt sich die Fehlernummer 4198, die ich bei meinen Versuchen oftmals in Zusammenhang mit in Dateinamen nicht erlaubten Zeichen erhalten habe. In Zusammenhang mit der PDF-Erstellung kann diese Fehlernummer allerdings auch eine andere Bedeutung haben.
      D.h. bei dir funktioniert mit ein und demselben Dokument bzw. derselben Empfängerliste die Erstellung von Word-Dokumenten fehlerfrei, und nur die PDF-Erstellung bricht damit ab? Oder hast du die PDF-Erstellung mit einem anderen Dokument getestet?
      Funktioniert das manuelle Speichern dieser Word-Datei als PDF?
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 23.05.2014 um 21:49

    2. Hallo Christian

      > bei dir funktioniert mit ein und demselben Dokument bzw. derselben Empfängerliste die Erstellung von Word-Dokumenten fehlerfrei, und nur die PDF-Erstellung bricht damit ab?

      Richtig, und zwar mit dem Beispielbrief (formletter2pdf.docm, formletter2pdf.mdb) als auch mit einem eigenen Serienbrief (stets mit aktivierten Makros).
      Gleiches passiert, wenn ich die Sonderzeichen aus formletter2pdf.mdb entferne ("test:filename?>/\:*?"<>|" -> "abc", "set 3 ©" -> "123") oder einfach im formletter2pdf Dialog den Dateinamen nur z.B. mit {%counter%} erstelle.


      > Funktioniert das manuelle Speichern dieser Word-Datei als PDF?

      Ja, das Office Add-In für den .pdf und .xps Export funktioniert problemlos; auch mit den verschiedenen Seiten aus dem Beispielbrief. Das konvertieren von .doc/.docx mit Drittsoftware (pdfcreator, pdf24) läuft ebenfalls wie es soll.


      Mein System:

      Microsoft Office 2007 mit allen Updates (ausgenommen "Office Live add-in 1.5"); vollständig Installiert sind: "Gemeinsam genutzte Office-Features", Access, Excel, Viso Viewer, Word und "Office-Tools".

      Windows 7 Pro (x64)

      Kommentar von goto fail am 23.05.2014 um 23:43

    3. Hallo goto fail,
      ich kann den von dir beschriebenen Fehler leider nicht reproduzieren. Die aktuelle Version läuft bei mir am Testsystem mit Office 2007 (unter Windows XP) bei allen Dateitypen fehlerfrei. Tut mir leid, dir hier nicht weiterhelfen zu können.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 24.05.2014 um 16:20

  4. Wie cool ist das denn? das hat mir sehr viele Stunden Arbeit erspart. Vielen vielen Dank!

    Kommentar von Emm Tee am 23.05.2014 um 11:44

  5. Hey!
    genau was ich suche eigentlich:
    hab aber das Problem, dass ich immer die Meldung bekomme "1 Form letter exported successfully!" aber leider der entsprechende Zielordner immer leer bleibt?
    Ich hoffe auf Hilfe, ich möchte nicht 300 Dokumente einzeln erstellen ;)

    Kommentar von Melanie am 05.06.2014 um 17:11

    1. Hallo Melanie,
      da kann ich ohne genauere Infos im Moment leider nur raten:
      * Hast du das Problem auch mit dem Beispieldokument?
      * Erhältst du in der Vorschau der Sendungen schon 300 Einzeldokumente?
      * Hast du formletter2pdf vor dem Fertig stellen und zusammenführen ausgeführt?
      * Hast du eventuell einen Filter auf deine Empfängerliste angewandt?
      * Ist eventuell das Datenfeld in der Empfängerliste für die Dateinamensgenerierung leer bzw. hat immer den selben Wert?

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 05.06.2014 um 18:56

    2. Hey
      mit dem Beispieldokument hatte ich keine Probleme
      Filter hab ich entfernt. Spalten sind alle vollständig und unterschiedlich benannt, fertig gestellt und zusammengeführt habe ich noch nicht, und eine Vorschau auf Dokumente bekomme ich nicht?

      Kommentar von Melanie am 06.06.2014 um 14:33

    3. Hallo Melanie,
      mit Vorschau meinte ich ob du mit der Word-Funktion "Vorschau Ergebnisse" im Tab "Sendungen" bereits alle 300 einzelnen Dokumente siehst - falls nicht, hakt es noch an deinem Serienbrief.
      Ansonsten ist dein Problem ohne es zu sehen für mich leider nur schwer nachvollziehbar. Ich habe gestern noch eine neue Version publiziert, bei der ich ein Problem mit der maximalen Pfadlänge behoben habe. Probiere diese doch bitte einmal aus, vielleicht klappt es ja.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 07.06.2014 um 11:09

    4. Habe genau das selbe Problem. Ich habe Ihnen eine Beispieldatei geschickt. Vorschau klappt. Danke!

      Kommentar von Olivier am 28.07.2014 um 14:17

    5. Hallo Olivier,
      ich habe gerade ihre Beispieldaten ausprobiert und konnte die Dateien unter Office 2013 problemlos erstellen. Versuchen Sie einmal einen anderen Speicherort für ihre Zieldateien. Eventuell haben Sie auch zu lange Werte in den einzelnen Felder und die Dateien können daher aufgrund eines zu langen Dateinamens nicht gespeichert werden.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 28.07.2014 um 21:43

    6. Hallo Christian

      Vielen Dank für die schnelle Rückmeldung. Der Hinweis war super. Ich habe die Spaltenüberschriften gekürzt und jetzt läuft alles!

      Kommentar von Olivier am 29.07.2014 um 09:15

  6. Habe gerade den ersten Test gemacht. Top. Es stellt sich aber die Frage, ob hier eine Begrenzung bei 1.000 Dokumenten drin ist. Ich habe mehrere Tests gemacht und es war immer nach 1.000 Dokmenten Schluss. Damit komme ich nicht weit :-)

    Kommentar von Tom am 12.06.2014 um 20:09

    1. Hallo Tom,
      von meiner Seite aus ist keine Limitierung eingebaut und ich habe eben erfolgreich etwas mehr als 2000 Dokumente damit erstellt. Endet die Erstellung bei dir mit der Erfolgsmeldung oder einer Fehlermeldung?
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 15.06.2014 um 12:38

    2. Hi Christian.

      Danke für die Info. Wahrscheinlich wieder Redmond Pranks :-). Ich wollte nur auf Nummer sicher gehen. Es gibt eine Menge toller Tools, die haben irgendwelche Begrenzungen drin - ob gewollt oder Bugs weiß man nie. Dann werde ich mal in die Tiefen des Systems hinabsteigen und sehen, ob ich hier irgendwo eine Info finde, warum das System aussteigt. Wenn ich was finde, sage ich kurz Bescheid.

      Gruß Tom

      Kommentar von Tom am 15.06.2014 um 12:48

    3. Alles gut! Habe noch mal auf einer Maschine getestet, die nur System und Office drauf hat: 25.000 sind jetzt in 2 Stunden ohne Probleme durchgelaufen. Echt eine feine Sache!!!

      Maschine: W7/64Pro i5-3470S 8GB SSD OF2013 Pro

      Kommentar von Tom am 15.06.2014 um 15:10

  7. Super Makro, vielen Dank dafür! Es funktioniert bei mir einwandfrei mit Texten.
    Ist es auch möglich, Bilder dynamisch einfügen zu lassen? Hier erscheint bei mir in jedem PDF das selbe Bild. Ich binde das Bild es wie folgt ein:

    INCLUDEPICTURE "E:\\Fotos\\{ MERGEFIELD "FOTO_ID" }.jpg" \* MERGEFORMAT \d

    Wenn ich die normalen Word-Schritte durchführe funktioniert es: Serienbrief zusammenführen --> alles markieren --> Daten aktualisieren (F9) --> Drucken. Jedoch habe ich dann ein einziges riesen PDF...
    Ich kenne mich leider mit Makros nicht aus, aber vielleicht gibt es ja einen Befehl, der vor jedem Ausdruck alle Daten ins Dokument lädt? Vielen Dank für die Hilfe.

    Kommentar von Simon am 30.06.2014 um 10:31

    1. Hallo Simon,
      das Makro erstellt für jeden Brief ein neues Word-Dokument und ersetzt darin auch die dynamischen Felder mit den Werten aus der Empfängerliste. Wenn also die anderen Felder korrekt ersetzt werden, sollte auch dieses Feld ersetzt werden. Passiert dies nicht, muss vermutlich per Makro eingegriffen werden, eine generelle Lösung die ich in den Code von formletter2pdf einbauen könnte sehe ich hierfür allerdings nicht.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 30.06.2014 um 19:42

    2. Hallo Christian
      Ich habe nochmal etwas gegoogelt und anscheinend ist es möglich per Makro das aktive Dokument zu aktualisieren mit ActiveDocument.Fields.Update. Ich habe das mal in dein Makro eingebaut bei Zeile 233:

      Do
      ' create single files
      ActiveDocument.Fields.Update
      .Destination = wdSendToNewDocument
      .SuppressBlankLines = True

      Es scheint tatsächlich zu funktionieren! Ich bin absoluter VBS-Neuling und allenfalls kannst du dies noch verifizieren oder gäbe es eine bessere Lösung?
      Ansonsten hilft es ja vielleicht jemandem sonst noch.
      Liebe Grüsse
      Simon

      Kommentar von Simon am 04.08.2014 um 16:33

    3. Hallo Simon,
      danke fürs posten der Lösung. Werde das Makro um deine Codezeile ergänzen.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 17.08.2014 um 15:09

  8. Hat sofort funktioniert in der Version 2.
    Ich habe Word 2010 im Einsatz und sollte gerade 662 Artikeltexte vereinzeln inklusive eines Nummernkreise.
    Jetzt läuft der Rechner gerade im Hintergrund und ich freue mich nur :-)

    Klasse Job,
    ganz großes Kompliment!

    Kommentar von Peter am 17.07.2014 um 16:09

  9. Hallo Christian, super Macro! Funktioniert bei mir soweit sehr gut. Nur werden leider die Kopf- und Fußzeilen nicht miterzeugt. (Benutze Office2010 SP2 unter Win7 64bit SP1)
    LG Jörg

    Kommentar von Jörg am 25.07.2014 um 00:51

    1. Hallo Jörg,
      das Makro selbst beeinflusst den Inhalt der erzeugten Dateien nicht. Werden Kopf- und Fußzeile bei dir integriert, wenn du das Dokument manuell als PDF abspeicherst? Bzw. wenn du den Serienbrief erzeugst und dir die Ergebnisdatei von Word ansiehst?
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 25.07.2014 um 15:33

    2. Ja, die Kopf- und Fußzeilen werden beim 'normalen' Serienbriefdruck (auch als PDF) mitgedruckt. Ich habe mir jetzt erstmal geholfen, indem ich die Kopf- und Fußzeile als Dokumenteninhalt eingefügt habe. Da der Brief nur ein bis zwei Seiten enthält, ist das kein Problem. :)
      LG Jörg

      Kommentar von Jörg am 25.07.2014 um 17:24

  10. erstmal super Programm, spart eine Menge Arbeit!
    Allerdings haben die pdf-Dateien am Ende immer eine leere weiße Seite, also eine Seite mehr als das Word-Dokument. Ist dieser Fehler schon öfter aufgetreten?

    Kommentar von Powerlocke am 29.07.2014 um 16:03

    1. Hallo Powerlocke,
      das ist ein Phänomen, das ich selbst hin und wieder in Word beobachte und nichts mit dem Makro an sich zu tun hat. Eine andere Lösung als den Abstand des Inhalts zum unteren Seitenrand zu vergrößern (z.B. letzte Zeile wegnehmen, unteren Seitenrand verkleinern, Schriftgröße verrringern) habe ich allerdings selbst noch nicht gefunden.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 29.07.2014 um 21:14

    2. Hi, hat das nicht eher damit etwas zu tun das das Makro immer einen Abschnittsumbruch (nächste Seite) einfügt?

      (Mac, Office Mac 2011)

      Kommentar von Lars Böhnke am 19.11.2014 um 23:36

    3. Hallo Lars,
      das Makro fügt meiner Meinung nach selbständig keinen Abschnittsumbruch ein. Es wird immer eine neue Datei erzeugt in der nur der aktuelle Brief enthalten ist. Hast du hier ein anderes Verhalten beobachtet?
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 21.11.2014 um 20:51

  11. Bin begeistert von diesem Makro. Habe bereits das vorgängige benutzt. Kleine Frage an den Author: Wie kann ich den Pfad und den Dateinamen fix vorgeben? Danke zu Voraus

    Kommentar von edi am 29.07.2014 um 19:25

    1. Hallo Edi,
      das kommt darauf an ob du mit fix vorgeben meinst, den Standardwert auf einen anderen zu setzen oder die Eingabe durch den Nutzer komplett zu unterbinden.

      Die Standardwerte setzt du wie folgt: Der Wert für "folder name" und "file name pattern" sind direkt als Text-Value in die Formularfelder eingetragen. Der Pfad von "save to" wird im Quellcode des Formulars am Anfang der Funktion "UserForm_Initialize()" gesetzt.

      Wenn du direkt Einfluss auf den Zusammenbau der einzelnen Werte nehmen willst, schau dir die Funktion "create_Click()" näher an - die entsprechenden Stellen sind kommentiert.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 29.07.2014 um 21:24

  12. Hallo Christian, tolles Makro! Eine Frage: Bei der Erstellung von PDF-Dokumenten werden bei mir die Schriften leider nicht eingebettet. Gibt es dazu eine Lösung? Bzw. kann ich einen bestimmten Codeschnipsel selbst einfügen?
    Viele Grüße
    Joachim

    Kommentar von JoJu am 30.07.2014 um 10:56

    1. Hallo Joachim,
      das Einbetten der Schriften lässt sich in Word über die folgende Einstellung zentral steuern: Datei -> Optionen -> Speichern -> Schriftarten in der Datei einbetten.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 30.07.2014 um 18:11

    2. Hi Christian! Danke für die schnelle Antwort - diese Einstellung in Word hatte ich drin. Ich habe mich nur gewundert, daß im PDF unter Datei > Eigenschaften > Schriften keine Schriften eingebettet sind. Und beim PDF-Export wird eine bestimmte Schrift im Logo etwas "malträtiert". Wenn ich das Ganze über das "AcrobatPDFMaker Office Com Addin" mache, gibt es keine Probleme und alles wird sauber dargestellt und eingebettet. Allerdings habe ich da nicht so schöne Einstellungsmöglichkeiten...

      LG Joachim

      Kommentar von Jo Fu am 30.07.2014 um 18:31

    3. Hallo Joachim,
      das Makro nutzt die Standardmethode von Word um PDF-Dateien zu speichern. Hast du schon mal probiert ob die Schriften eingebunden werden, wenn du das Dokument manuell über Word als PDF speicherst? Alternativ gibt es sicher eine Möglichkeit per Makro die Export-Funktion des Adobe PlugIns anzusprechen oder den Ausdruck des Dokuments über den Adobe PDF Drucker zu veranlassen - allerdings habe ich damit selbst keine Erfahrung.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 30.07.2014 um 18:38

    4. Hi Christian! Also: Beim manuellen Abspeichern über Datei > Speichern unter > (Dateityp PDF) sind die Schriften ebenfalls nicht eingebettet (lt. >Eigenschaften > Schriften im PDF). Wenn ich dagegen über "Datei > Als Adobe PDF speichern" gehe, ist alles bestens. Ich müsste also wirklich das Adobe-Plugin ansprechen... Da weder Du dich noch ich mich damit auskenne, muß ich wohl beim Adobe Addin und manueller Nachbearbeitung bleiben... Schade.

      LG Joachim

      Kommentar von Jo Fu am 30.07.2014 um 19:02

    5. Grüß euch,
      wurde schon versucht, im Word die Option "Schriftarten in der Datei einbetten" zu aktivieren?
      (Optionen->Speichern->Häkchen bei "Schriftarten in der Datei einbetten")
      Bei mir funktioniert es so ausgezeichnet (Danke übrigens an Christian, das Makro ist spitze!)
      LG Kurt

      PS: Alle Schriftarten schafft Word natürlich nicht, s.a. https://www.createspace.com/en/community/message/233150

      Kommentar von Kurt am 18.04.2015 um 10:59

  13. Echt klasse! Und auch mal eine Anleitung, die kurz und knackig alles wesentliche erklärt! Toll!
    Als Anmerkung: Bei mir waren Makros zunächst automatisch deaktiviert, da habe ich bei Schritt 3 die beiden erwähnten formletter2pdf-Makros natürlich nicht zum Kopieren in Normal.dot gefunden. Vielleicht noch einen Halbsatz wie "sicherstellen, dass Makros aktiviert sind" einfügen?

    Kommentar von Maren am 01.08.2014 um 10:34

    1. Hallo Maren,
      vielen Dank für deinen Hinweis, habe die Anleitung entsprechend deiner Anmerkung erweitert.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 01.08.2014 um 14:51

  14. Hallo Christian,

    ein wirklich tolles Tool! Vielen Dank!

    Das Word spezielle Schriftarten nicht mit nimmt ist wirklich ärgerlich. Mit PDFCreater funktioniert es, dies müsste allerdings angesteuert werden.

    Hast Du eine Idee wie ich die erstellten PDF Dokumente anschließend an eine Serien-E-Mail anhänge?

    VG
    Phillip

    Kommentar von Phillip am 01.08.2014 um 11:31

    1. Hallo Phillip,
      leider nein, ich müsste mich dazu auch noch einmal tiefer in die Thematik einarbeiten. Vom Ansatz her müsstest du im Code dort wo jede einzelne Datei gespeichert wird ansetzen, um somit den Aufruf der E-Mail-Funktion für jede Einzeldatei zu veranlassen.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 01.08.2014 um 14:57

  15. Hallo Christian,

    ich habe gerade an die comments@formletter2pdf.com-Mailadresse geantwortet, die Mail kam zurück. Jetzt nochmal über diesen Weg: (nur als Info an dich, nicht als öffentlichen Kommentar vielleicht)

    1.
    Ich wollte mir gerade die neue Anleitung ansehen - da habe ich gesehen, dass auf der Webseite in der Anleitung der "Schritt 2" jetzt fehlt - die Nummerierung der Schritte passt nicht (mehr).

    2.
    Ich habe gerade deine Antwort auf die Frage von Phillip gelesen - ist vielleicht die falsche Stelle, aber ich benutze das Tool "MailMerge" (thunderbird), das personalisierte Serienmails erstellt, an die man dann auch individuelle PDF-Attachments dranhängen kann. Das sind dann natürlich 2 Schritte und geht nicht mehr aus deinem Tool heraus.

    viele Gruesse
    Maren

    Kommentar von Maren am 01.08.2014 um 15:10

    1. Hallo Maren,
      danke für die Hinweise und den Tipp mit dem Tool. Die E-Mailadresse ist absichtlich nicht aktiv und die Anleitung wird nun vollständig angezeigt.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 17.08.2014 um 15:13

  16. Absolut geil! Habe selbst lange herumgebastelt. Hat aber alles nicht so hundertprozentig geklappt. Das hier entspricht voll meinen Wünschen.

    Kommentar von Peter am 31.08.2014 um 13:53

  17. Klasse - ein wunderbares Tool, das problemlos funktioniert! Vielen Dank!

    Kommentar von Alexander Stahn am 03.09.2014 um 20:37

  18. Hallo Christian,

    Ich würde das Makro gerne in Verbindung mit einer Barcodegenerierungssoftware einsetzen. Wenn ich das Add-In aber aktiviert habe, kann das formletter2pdf-Script keine Exports generieren. Festgestellt habe ich das Problem mit dem Barcode Addin von TEC-IT. (http://www.tec-it.com/de/software/barcode-software/office/word/Default.aspx)
    Weisst du in etwa, woran das liegen könnte?
    Gruss Flo

    Kommentar von Flo am 04.09.2014 um 09:40

    1. Hallo Flo,
      einen konkreten Tipp habe ich leider nicht für dich. Was passiert wenn du formletter2pdf aufrufst? Kannst du das Makro gar nicht starten? Bekommst du eine Fehlermeldung?
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 11.09.2014 um 16:39

    2. Hallo Christian,

      Das Makro kann ich aufrufen, nachdem ich den Button betätige auf dem Formletter2pdf Formular, schliesst sich das Dokument und der Process Word.exe läuft im Hintergrund ins endlose. Dabei wird der Folder für den Export erstellt, jedoch keine Dateien erstellt. Den Word.exe Prozess habe ich dann jeweils nach über 15-20 Min. manuell beendet. Ohne aktives Barcode COM-Addin läuft der Prozess rund eine Minute, bis alle Files generiert sind im Exportfolder.
      Mfg Flo

      Kommentar von Flo am 12.09.2014 um 10:54

    3. Hallo Flo,
      hier fehlt mir leider das Plugin um Tests durchzuführen und ich habe aktuell auch keine Idee warum das Zusammenspiel nicht klappen könnte. Funktioniert das Plugin mit der normalen Serienbrieffunktion von Word? Vielleicht erwartet das Plugin bei jeder Generierung eine Eingabe - im Hintergrund wird für jede einzelne Datei ein neues Word-Dokument angelegt.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 14.09.2014 um 15:50

    4. Das Plugin läuft mit normalem Serienbrief in Word ohne Probleme. Hast du Zeit dir die Testversion des Addins herunterzuladen bei TEC-IT und das Problem versuchen zu rekonstrurieren? MfG Flo

      Kommentar von Flo am 17.09.2014 um 13:23

    5. Hallo Flo,
      ich hab das Ganze eben ausprobiert, allerdings auch keine Lösung gefunden. Das Plugin greift so weit in Word ein, dass ich selbst ohne eingefügten Barcode keine Serienbriefe mehr speichern kann.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 21.09.2014 um 16:12

  19. Hallo,
    eine wirklich sinnvolle Vorlage. Schönen Dank dafür.
    Leider habe ich zunächst versucht, die Vorlage unter World-Formatvorlagen zu finden. Dann habe ich Ihre "Word-Seite" aus dem Package als Serienbrief bearbeitet und auf dem Desktop gespeichert. Nach dem Versuch der Datei einen anderen Namen zu geben, konnte die Datei nicht geöffnet werden, da Dateiort verändert wäre.
    Folgende Fragen habe ich :
    1. Wie ändere ich die Datei auf :
    Firma-Bezeichnung-Brief ab?

    Herzlichen Dank im Voraus.

    Kommentar von Testerin am 04.09.2014 um 11:06

    1. Hallo Testerin,
      welche Datei konnte genau nicht mehr geöffnet werden - die Word-Datei oder die Empfängerliste? Wenn du die Word-Datei verschiebst, musst du beim nächsten Öffnen die Datei deiner Empfängerliste neu auswählen. Siehe dazu auch die Anleitung auf der Website.

      Um den Dateinamen deiner generierten Briefe zu verändern musst die die Vorgabe im Feld "file name pattern" verändern. Wenn wir davon ausgehen, dass Firma ein Feld in deiner Empfängerliste und Bezeichnung-Brief ein fixer Bestandteil des Dateinamens ist, lautet dein Pattern wie folgt: {Firma}-Bezeichnung-Brief
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 11.09.2014 um 16:45

    2. Hallo Christian,

      ich bekommen keine Dateien generiert. Folgende Fehlermeldungen erscheint:
      "formletter2pdf has been aborted, because an invalid name has been detected. Please check the values of the fields used in the file name pattern for invalid characters an run formletter2pdf again."

      Ich möchte Dateien erzeugen, welche als erstes den Namen der ersten Spalte meiner Excel-Datei auswirft und dann die Bezeichnung Adressänderung-Christian hinten anstellt.

      Wie schaffe ich das?

      Kommentar von Christian am 02.12.2014 um 22:28

    3. Hallo Christian,
      die erhaltene Fehlermeldung zeigt an, dass ein oder mehrere deiner Werte aus den Spalten, die du für die Generierung des Dateinamens benutzt, Zeichen enthält die in Dateinamen vom System her nicht erlaubt sind. Sobald du diese Zeichen aus deiner Datenquelle entfernst, sollte formletter2pdf die Dateien erzeugen. Die gängigsten Sonderzeichen werden automatisch entfernt - vermutlich hast du hier ein Unicode-Zeichen oder Ähnliches in deinen Werten.

      Siehe dazu auch den FAQ-Eintrag "Warum fehlen gewisse Zeichen in meinen Dateinamen, obwohl diese im Pattern angegeben oder in den Werten der Datenfelder enthalten sind?"

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 05.12.2014 um 17:02

  20. Got Error 4198 on SaveAs pdf command line, regardless of filename. Looked at all the varianbles and could not find anyting wrong.

    Changed the error handler to RESUME NEXT and everythig works fine. MSDN thinks it is a conflict with another add on. Could there be a Problem with PDFCreator?

    Kommentar von Michael Kaden am 09.09.2014 um 12:39

    1. Hi Michael,
      the error codes of Microsoft Word are not always clear and sometimes they represent other reasons than described in the error messages of formletter2pdf.

      I do not have PDFCreator installed on my system so I cannot tell if this add-on causes problems with formletter2pdf. There is nothing wrong about your workaround. But notice that you won’t get notified any longer if files with wrong characters are not created.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 11.09.2014 um 16:58

    2. as it does give the error only at the second or third letter Generation and my PDF has about 600 kb perhaps there is a Problem that the program wants to go into the next Loop while the SaveAs command is still executing. I tried with sleep(5000) after the SaveAs command but that did not help.

      Kommentar von Michael Kaden am 11.09.2014 um 17:18

    3. Hi Micheal,
      are you sure you do not have a problem based on not allowed characters or too long file names? Word will hang if it is not able to save the files. Do you have the same problem with the sample file included in the download package?
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 14.09.2014 um 16:00

    4. Yes I am 100 % sure that the filenames which consist of the 1st letter of the First Name and 4 letters of the surname are all valid. The first pdf is always created correctly the error only comes up at the second, third or forth pdf. Therefore I think it is a timing issue. And if I elimnate the error with "RESUME NEXT" the programm works perfectly.

      Kommentar von Michael Kaden am 15.09.2014 um 12:56

  21. Gibt es neben den Zeichen (: \ / ? : * " < > |) weitere Einschränkungen bei den Feldern?
    Felder mit - wie Namen-ID gehen bei mir nicht.
    Als Dateiname kommt {Namen-ID}.pdf raus.

    Kommentar von Armin Kehl am 17.09.2014 um 14:18

    1. Hallo Armin,
      In der Tat verändert Word die Spaltennamen und entfernt dabei gewisse Sonderzeichen (unter anderem auch den Bindestrich). D.h. du musst in diesem Fall den durch Word definierten Spaltennamen verwenden. Am einfachsten findest du diesen heraus, wenn du dir unter dem Menüpunkt "Sendungen" -> "Seriendruckfeld einfügen" die verfügbaren Spaltennamen ansiehst. Welche Zeichen das im Detail betrifft, kann ich dir leider auch nicht sagen. Die von dir erwähnten Zeichen beziehen sich in jedem Fall nur auf die Vorgaben des Dateisystem unter Windows.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 21.09.2014 um 15:07

  22. Ich habe einen Serienbrief erstellt, welcher nur für deutschsprachige Empfänger erstellt werden soll.
    Daher steht in der ersten Zeile:
    {SKIPIF "{MERGEFIELD "Sprache"} <> "D" }

    Diese Zeile bewirkt jedoch, dass das Makro nicht funktioniert, es wird "Error 5631" ausgegeben.

    Gibt es hierzu eine Lösung?
    MfG MV

    Kommentar von Mike Vavryn am 23.09.2014 um 13:18

    1. Hallo Mike,
      mit den Bedingungen innerhalb des Word-Dokuments habe ich selbst nich nicht gearbeitet. Ich würde dir empfehlen das Makro anzupassen und diese Bedingung direkt in den Code zu integrieren. Dazu kannst du in der Funktion create_Click() ab Zeile 257 von formletter2pdf_form eine entsprechende Abfrage einbauen. Dort wird jetzt schon die Erstellung einzelner Dateien übersprungen wenn alle Datenfelder leer sind.

      Der dafür notwendige Code sollte dabei in etwa so aussehen:

      If .DataFields("Sprache").Value <> "D"
      Counter = Counter - 1
      GoTo NextLoop
      End If

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 27.09.2014 um 10:57

  23. Hallo,
    ich habe einen Serienbrief mit MS2003 erstellt. es kommen 1.800 Seiten heraus. Das Dokument basiert auf ca 30 Spalten eines Excelsheets.
    Problem: Der Empfänger wünscht einzelne Dateien und ich will den bereits erstellten Serienbrief nicht neu erstellen müssen
    Frage: Kann ich mit Ihrem Tool für den bereits erstellen Serienbrief (als die Basis mit den Datenquellen) noch einzelne Dateien erzeugen lassen oder funktioniert Ihr Tool nur, wenn ich den Serienbrief von Anfang an neu aufbaue?

    Kommentar von paul am 13.10.2014 um 12:26

    1. Hallo Paul,
      diesen Fall deckt mein Tool leider nicht ab, da es darauf angewiesen ist einzelne Dokumente erstellen zu können.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 13.10.2014 um 17:37

    2. Ich glaube, Sie haben mich falsch verstanden. Nach Installation kann ich dann Ihr Tool in Serienbrief Master schon anwebden und vieke Dateien erzeugen?

      Kommentar von paul am 13.10.2014 um 18:44

    3. Hallo Paul,
      nein, dass Tool braucht die Originaldatei mit der Empfängerliste. Aus einem fertig zusammengeführten Serienbrief kann es keine einzelnen Dateien speichern, da ja bereits alle Dokumente in einer Datei sind.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 13.10.2014 um 19:44

    4. Nein. Mein serienbriefmaster enthaelt nur die links zur Quelldatei. Die Druckdatei ist erst der naechste Schritt. Mir ist es wichtig nicht alle Links neu setzen zu muessen und meine Frage war, ob ich nach Installation Ihres Tools und nach Oeffnen des vorbereteten Masters dann Ihren Button im Dokument vorfinde, mit dem ich dann die einzelnen Dateien anstatt det bei MS ueblichen einen Druckdatei erzeugen kann. Jetzt sollte meine Frage aber klar sein. VH

      Kommentar von paul am 13.10.2014 um 20:29

    5. Hallo Paul,
      leider kann ich Ihnen immer noch nicht ganz folgen. Am besten Sie probieren es anhand der Anleitung einfach einmal aus - zerstören können Sie Ihr Dokument dadurch nicht.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 13.10.2014 um 21:46

  24. Klasse Makro, vielen Dank!
    Ich persönlich würde gern den Speicherort der Dateien und die Namensgebung (Spalte ID) festlegen, da diese immer gleich sind. Somit würde ich einige KLICKs sparen.
    Vielleicht wären hierzu zwei verschiedene Makros gut.
    Danke und Gruß
    Gerhard

    Kommentar von Gerhard am 20.10.2014 um 11:25

    1. Hallo Gerhard,
      dazu bedarf es keiner eigenen Version des Makros, du kannst die Standardwerte für die einzelnen Felder wie folgt setzen:

      Der Wert für "folder name" und "file name pattern" sind direkt als Text-Value in die Formularfelder eingetragen und können über den Makro-Editor direkt im GUI gesetzt werden. Der Pfad von "save to" wird im Quellcode des Formulars am Anfang der Funktion "UserForm_Initialize()" gesetzt.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 20.10.2014 um 18:40

  25. Hallo Christian,

    vielen Dank für dieses hervorragende Werkzeug. Da ich eine "Spezialfall"-Anwendung benötigte, habe ich auf Deinem Original aufbauend ein "Derivat" erstellt. Dieses kann bei Erstellung von Briefen, z.B. für eine Gruppe von Kundenbetreuern, die erstellten Briefe für diverse Kunden des Betreuers, jeweils in den eigenen Unterordner dieses Betreuers schreiben. Basisorder bleibt der Desktop oder der entsprechend ausgewählte Ordner. Dafür musste natürlich die Replace-Funktion auch auf "Folder" angewendet werden.

    Dies hat mir die Verteilung von ca. 1000 Briefen auf ca. 20 Betreuer erheblich vereinfacht.

    Musste dafür Deinen Code natürlich ein wenig anpassen.

    Ich teile das gerne, wenn gewünscht.

    Viele Grüße und nochmals Danke für Deine tolle Arbeit!
    Arne

    Kommentar von Arne Borkowski am 23.11.2014 um 11:54

  26. Schon lange habe ich nach einer Möglichkeit gesucht, aus einem Serienbriefdokument jede Seite als einzelne Datei zu generieren. Und endlich bin ich fündig geworden - DANKE!

    Ich habe zuvor noch nie mit Makros gearbeitet. Deshalb war es für mich (mit Office for Mac 2011) ein bisschen knifflig, anhand der Beschreibung herauszufinden, wie ich Schritt für Schritt vorgehen muss. Aber am Ende hat es funktioniert und ich erspare mir in Zukunft unglaublich viel Zeit und Mühe - toll!!!

    Viiielen Dank für deine Idee, ein Makro für diese Funktion zu bauen und es hier kostenlos zur Verfügung zu stellen. Das hat mir SEHR geholfen.

    P.S.: Noch eine kleine Anregung am Rande: Falls du mal Zeit hast, wäre es für andere Mac-User mit Office sicherlich hilfreich, eine eigene Anleitung zu haben, da die Oberfläche doch ein wenig anders aussieht als bei Windows. Und nicht jeder ist ein Makro-Crack und weiß, wie man die Vorlagen anpasst ;)

    Kommentar von Mirjam am 12.01.2015 um 19:08

    1. Hallo Mirjam,
      vielen Dank für das viele Lob. Ich werde bei Gelegenheit bzw. vermutlich mit Erscheinen der neuen Office-Version für Mac eine entsprechende Anleitung ergänzen.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 13.01.2015 um 21:12

  27. Eines der nützlichsten Tools, die ich bisher gefunden habe. Funktioniert (Mit Word-Dokumenten) einwandfrei!

    Kommentar von Stephan Renfer am 20.01.2015 um 16:05

  28. Tolles Tool. Leider bricht der Export meines Serienbriefes immer nach einer unbestimmten Anzahl erstellter Dokumente ab mit der Fehlermeldung: "formletter2pdf has been aborted, because an invalid file name has been detected. (...)". Es betrifft sowohl den PDF als auch den Word Export. Mal werden aus demselben Serienbrief 24 Dokumente exportiert, mal sind es 81 oder nur 12. Die Einträge, bei denen abgebrochen wird, unterscheiden sich von den Zeichen her in keinster Weise von den Einträgen, die problemlos durchlaufen. Es scheint vollkommen willkürlich, wann das Programm abbricht.
    Ich nutze Office 2013.
    Wäre über Abhilfe sehr dankbar.

    Kommentar von B. Voigt am 23.01.2015 um 16:07

    1. Hallo B.,
      wenn das Makro mit derselben Quelle immer an unterschiedlichen Stellen abbricht, ist es für mich ohne deine Dokumente zu kennen, leider sehr schwer den Fehler zu analysieren.
      Die von dir beschriebene Fehlermeldung erscheint immer dann, wenn Word die Datei nicht speichern konnte. Das kann einerseits an für Dateinamen ungültigen Zeichen in deiner Quelle liegen oder andererseits auch an der Überschreitung der maximalen Datei- bzw. Pfadlänge.
      Hast du schon einmal versucht, deiner Quelle eine fortlaufende Nummer pro Empfänger zuzuweisen und diese als Dateinamen zu nutzen? Läuft der Export dann durch?
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 25.01.2015 um 11:38

    2. Hallo Christian,
      die Einträge haben eine dreistellige ID, die habe ich gerade als Dateinamen gewählt. Da hat das Makro bereits nach vier Einträgen abgebrochen. Davor hatte ich es mit längerem Dateinamen immerhin auf 113 Einträge geschafft. Bringt es was, wenn ich dir die Dateien mal schicke?

      LG
      Bettina

      Kommentar von Bettina am 26.01.2015 um 08:37

    3. P.S. Die Quelle hat 232 Einträge. Ist das evtl. zu viel?

      LG
      Bettina

      Kommentar von Bettina am 26.01.2015 um 08:38

    4. Hallo Bettina,
      nachdem ich das Problem selbst nicht nachstellen kann, würde es mir in jedem Fall helfen, wenn du mir deinen Serienbrief senden könntest. Du kannst mir das Word-Dokument und die Empfängerliste (bei Bedarf bitte anonymisieren) per E-Mail an webmaster@bartlweb.net senden, dann sehe ich mir das in den nächsten Tagen einmal an.

      Eine Grenze wie viele Dateien erzeugt werden gibt es nicht. 232 Einträge sollten in jedem Fall funktioniern, hatte das Makro bereits mit mehr als 1000 Dateien erfolgreich im Einsatz.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 27.01.2015 um 17:16

    5. Hallo Bettina,
      ich habe deine Dokumente bei mir unter Office 2013 ausprobiert, konnte dein Problem allerdings nicht nachstellen. Folgende Szenarien fallen mir ein, warum bei dir die Erstellung fehlschlagen könnte:

      - du öffnest die Datei von einem Netzlaufwerk: Versuche einmal Word- und Excel-Datei auf deinen Desktop zu legen und auch als Speicherziel den Desktop auszuwählen.
      - du hast die Excel-Datei oder andere Word-Dokumente im Hintergrund geöffnet: Öffne nur das eine Word-Dokument und binde die Datei über "Empfänger auswählen" -> "Vorhandene Liste verwenden" ein, ohne eine der Optionen "NeueSQLServerVerbindung" bzw. "Verbindung mit neue Datenquelle herstellen" zu nutzen.
      - es laufen zu viele rechenintensive Aufgaben auf deinem PC gleichzeitig und dieser ist mit der Erstellung der PDFs überfordert: Probiere doch einmal die Dokumente auf einem anderen PC zu erstellen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 01.02.2015 um 13:08

    6. Hallo Christian,

      vielen Dank deinen Test und die Lösungsvorschläge.

      Ich habe einen Teilerfolg erzielt, indem ich einfach mal alle laufenden Anwendungen geschlossen habe und dann nur den Serienbrief ausgeführt habe. Statt PDF habe ich den Word-Export gewählt. Damit hat es nunwiederholt geklappt :-). Der Export aller 230 Einträge / Dateien dauert 10 Minuten.
      Wenn ich allerdings den PDF-Export wähle, bricht das Programm nach einer Weile wieder ab.

      Die Fehlerquelle Netzlaufwerk kann ich ausschließen, da ich nach den ersten Fehlversuchen mit beiden Dateien auf den Desktop gewechselt bin.

      Ich habe es auch auf einem anderen Rechner getestet. Der hat eine hohe Rechenleistung. Läuft allerdings unter Windows 8. Auch hier ist der PDF-Export abgebrochen...

      Falls du noch eine Idee hast...

      Viele Grüße
      Bettina

      Kommentar von Bettina Voigt am 02.02.2015 um 11:23

  29. Hallo Chistian, wenn ich so die Kommentare lese top Tool. Ich möchte es auch gerne nutzen und habe es wie in deiner Anleitung eingebunden. Habe auch schon einen Serienbrief an dem ich es gerne anwenden würde. Leider kommt wenn ich das Makro in der Symbolleiste anklicke nur eine Warnung dass das Makro nicht gefunden oder deaktiviert wurde. In den Makroschutz einstellungen habe ich alle Makros aktiviert. Kannst du da evtl. weiterhelfen?

    Vielen Dank Michael

    Kommentar von Michael am 23.01.2015 um 22:22

    1. Hallo Michael,
      startet formletter2pdf, wenn du das Makro direkt über den Punkt "Makro" aus dem Menü von Word aufrufst? Vielleicht zeigt einfach nur dein Schnellstart-Icon ins Leere oder du hast das Makro nicht in die globale Vorlage bzw. dein aktuelles Dokument integriert.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 25.01.2015 um 11:42

  30. Hallo Christian,

    einfach super. Allerdings habe ich ein Problem. In der Word-Vorlage sind einige Rahmen, bzw. Linien zur Textgestaltung(Tabelle) eingefügt. Wenn ich die Word-Datei als pdf speicher werden alle Linien übernommen. Bei deinem Tool fehlen leider einige, nicht alle. Habe schon einiges probiert, jedoch noch keine Lösung gefunden .

    Zudem habe ich noch die Frage, ob man die Feldnamen in dem Formular z. B. "ID" fest ändern kann. Ich nutze immer die gleiche Wordvorlage mit den gleichen Feldnamen.

    Schöne Grüße
    Jürgen

    Kommentar von Jürgen Hahn am 29.01.2015 um 17:37

    1. Hallo Jürgen,
      nachdem deine Fragen immer wieder auftachen habe ich die Antworten dazu unter den FAQs ergänzt.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 01.02.2015 um 11:49

  31. Hallo Christian, dein Makro funktioniert einwandfrei wie beschrieben. Super, danke!!

    Manchmal benutze ich allerdings Worddocumente mit Kopf- und Fusszeile und diese werden leider nicht mitkopiert. Da diese Documente von einem anderen Programm generiert werden, kann ich die Vorlage nicht aendern.

    Vielleicht hast du eine Loesung fuer diesen Spezialfall.

    Vielen Dank, mit besten Gruessen

    Thomas

    Kommentar von Thomas Berger am 30.01.2015 um 12:51

    1. Hallo Thomas,
      leider kannst du darauf ohne die Vorlage zu Bearbeiten keinen Einfluss nehmen. Eine genau Erklärung habe ich eben unter den FAQs ergänzt.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 01.02.2015 um 11:50

  32. Hallo,
    eine Frage, ist es möglich, über das Makro auch PDFs ohne OCR-Informationen zu generieren?

    Kommentar von Raen am 13.03.2015 um 16:38

    1. Hallo Raen,
      so weit ich das richtige verstehe, möchtest du verhindern, dass der Inhalt des PDF-Dokuments weiterverarbeitet werden kann. Microsoft Word bietet dafür keine Einstellungsmöglichkeiten. Adobe Acrobat bietet allerdings entsprechende Optionen für den Schutz von PDF-Dokumenten. Über die Stapelverarbeitung sollten die generierten Dateien nachträglich in einem Rutsch entsprechend bearbeitet werden können.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 28.03.2015 um 22:20

  33. Einfach genial. Funktioniert perfekt mit Office 2013 und speichern als PDF.

    Kommentar von Anonym am 10.04.2015 um 13:19

  34. Hallo,
    das Makro funktioniert wunderbar, vielen Dank für die Veröffentlichung!

    Eine Frage hätte ich:
    Ist es möglich, dass der Dateiname des Serienbrief-Dokuments ausgelesen wird und als Bestandteil der Dateinamen der erstellten PDFs im Eingabeformular verwendet werden kann?
    Z.B. Ausgabename der PDFs = [Serienbrief-Dateiname]-{ID}

    Gruß
    Topper

    Kommentar von Topper am 16.04.2015 um 15:29

    1. Hallo Topper,
      ich habe eben eine neue Version des Makros veröffentlicht in dem du über den Marker {%filename%} den Dateinamen des aktuellen Word-Dokuments im Feld "file name pattern" einfügen kannst.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 18.04.2015 um 16:31

  35. Fantastisch! Vielen Dank für das super Makro!

    Kommentar von Christian am 21.04.2015 um 09:18

  36. Hallo!

    Ich habe das Tool gerade heruntergeladen und es macht (fast), was es soll. Fast??? Leider habe ich die gleichen Probleme, über die schon 2014 berichtet wurde: Kopf- und Fußzeilen fehlen, egal ob ich nach Word oder PDF exportiere. Erstelle ich den Serienbrief in Word in eine fette Datei, ist alles ok...

    Hoffentlich kann der Bug behoben werden. So war es ein netter Test, aber leider nicht zu gebrauchen. Oder fehlt mir ein Tipp???

    Meine Konfiguration: iMac, OS X 10.10.3, Word für Mac 2011 14.5.1.

    Liebe Grüße von Olaf

    Kommentar von Olaf Goette am 07.06.2015 um 17:47

    1. Hallo Olaf,

      das Tool nutzt die PDF-Export-Funktion von Microsoft Word die leider hin und wieder das von dir beschriebene Problem verursacht. Eine Lösung von Seiten des Makros aus gibt es leider nicht. Abhilfe schafft meiner Erfahrung nach nur das Dokument (insbesondere Kopf- und Fußzeile) so lange zu verändern bis das Problem nicht mehr auftritt bzw. das Dokument zur Gänze neu zu erstellen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 08.06.2015 um 17:09

    2. Hallo Christian,
      und wenn ich aus einem docx mehrere docx mit Deinem Tool erstelle, dann hat das trotzdem was mit PDF zu tun? Ich bin da nicht fit und wundere mich...
      Gruß Olaf

      Kommentar von Olaf Goette am 08.06.2015 um 17:21

    3. Hallo Olaf,
      das Tool nutzt für dier Erstellung der einzelnen Dokumente die Serienbrieffunktion von Word und greift die Inhalte des Dokuments nicht an. Leider kann ich dir hier nicht weiterhelfen.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 08.06.2015 um 17:49

  37. Hatte schon die Version 1.2 glaube ich und die hat super funktioniert, heute hab ich mir die neue Version runtergeladen. Makro läuft auch gerade. Allerdings schon seit heute Morgen um acht. Insgesamt sind es 60 Dokumente die erstellt werden müssten. Beim letzten Mal hat das auch schon so lange gedauert, da musste ich meinen Rechner über Nacht an lassen, das wird wohl heute auch der Fall sein, da gerade erst 40 Dateien fertig sind und ich gleich Feierabend habe. Ist das normal oder liegt das an meinem Serienbrief? Es ist ein Brief über zwei Seiten mit sehr sehr vielen Seriendruckfeldern.

    Vielleicht hat ja einer eine Erklärung dafür :)

    Kommentar von Ines am 19.06.2015 um 14:47

    1. Hallo Ines,
      mit einem modernen Rechner sollte die Erstellung von 60 Dokumenten eigentlich nur wenige Minuten, abhängig von der Komplexität und des Umfangs des Serienbriefs, dauern. Eine mögliche Erklärung warum das bei dir so lange dauert habe ich leider nicht.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 19.06.2015 um 22:00

  38. Hallo, vielen Dank für das Makro.
    Wie auch in der alten Version würde ich gerne den Ordnern individuelle, von den Serienbrief-Daten abhängige Namen vergeben. Zudem würde ich gerne das Verzeichnis automatisch suchen lassen, je nachdem, in welchem Jahr die Person eingetragen wurde. Hierzu habe ich in beiden Fällen versucht, über die Standardwerte "G:\-{AZ_Jahr}_20{AZ_Jahr}" bzw. "-{Aktenzeichen}_{Familienname}_{Arbeitgeber}" die Ordner zu benennen. Dies klappt leider nicht. Das Verzeichnis kann nicht automatisch gesucht werden. Der neu erstellte Ordner heißt dann genau so, wie oben eingetragen, die Werte werden nicht übernommen. Auch der Dateiname heißt bei mir "{%timestamp%}_BES_Test.pdf", hier wird ebenfalls kein Wert für den Timestamp eingefügt. Kann ich den Timestamp auch auf YYMMDD ändern?
    Als drittes habe ich das Problem, dass ich gerne bei der Erstellung der Ordner berücksichtigt werden soll, dass es einen Ordner schon geben könnnte, in diesem Fall einfach die Datei im vorhandenen Ordner abgelegt wird.
    Ich hoffe ich konnte alles relativ verständlich ausdrücken. Vielen Dank für deiine Hilfe.

    Kommentar von Nils am 24.06.2015 um 10:51

    1. Hallo Nils,
      die von dir beschriebenen Anforderungen gehen schon in Richtung strukturierte Ablage von Dateien. Darauf ist das Makro aktuell nicht ausgelegt, wie du bereits daran merkst, dass die die einzelnen Marker nur jeweils im Feld Ordnername oder Dateiname funktioniert aber nicht über Kreuz. Die Umsetzung der Anforderung ist natürlich möglich und auch nicht weiter komplex, würde aber einen größeren Umbau des Makros bedeuten.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 27.06.2015 um 17:37

  39. Einfach nur: "Danke!"

    Kommentar von Nicole am 16.07.2015 um 11:49

  40. Das ist wirklich ein tolles Makro,

    die alte Version hat bei mir plötzlich Probleme gemacht! Das nun aber ist aber nochmal einfach und besser!

    SUPER ARBEIT!

    Kommentar von Maxim R am 24.07.2015 um 13:09

  41. Ich mache für eine Laienproduktion die Tickets und habe das mittels Word Serienbrief gemacht. Da zuviel Handarbeit habe ich nach etwas automatisierung gesucht und bin auf diese Lösung gestossen. Genial. Nur bin ich jetzt am verzweifeln. Das Makro läuft auf meinem Geschäfts PC sauber wie gewünscht. Zuhause aber "bricht" das Makro bei .Execute Pause:=False ohne Fehlermeldung ab. Beim Debuggen sehe ich dass etwas gemacht wird und unter Projekte eine "Serienbrief1" eröffnet wird... aber es passiert nichts mehr weiter. Hat jemand eine Idee woran das liegen könnte? Ich benutze Office 2013 und Windows 8.1. Danke im Voraus!

    Kommentar von Stibe am 11.08.2015 um 08:48

    1. Hallo Stibe,
      läuft die Beispieldatei auf deinem Heim-PC oder bricht auch diese ab? Hast du schon einmal versucht den Zielordner anderes zu wählen? Hast du eventuell an deiner Empfängerliste etwas verändert? Ist auf deinem Geschäfts-PC auch Office 2013 installiert?
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 11.08.2015 um 19:26

  42. Hallo, das ist ein super Makro, genau das was ich brauche.
    Allerdings wird bei meinem Serienbrief immer nur das erste Dokument erstellt.
    Mit deinem Probedokument hat alles einwandfrei funktioniert und auch bei meiner erstellten Datei funktioniert soweit alles ohne Probleme. Hast du eine Idee, weshalb das Makro nach der ersten Datei abbricht? Es kommt auch keine Fehlermeldung sondern lediglich:
    "1 Formletter exported successfully!"
    Ich verwende Office 2007...
    Über einen Tip wäre ich sehr dankbar!
    Beste Grüße und vielen Dank
    Christoph

    Kommentar von Christoph Ionescu am 24.08.2015 um 08:21

    1. kleine Ergänzung:

      ich habe den Serienbrief auf Basis eines Verzeichnisses erstellt und verwende als "Adressliste" eine externe Excelliste, da es sich bei dem Serienbrief um Datenblätter handelt.
      Wie jedoch bereits erwähnt, werden die Daten des ersten Dokuments einwandfrei übernommen.

      Das Erstellen der Einzelbriefe in Word funktioniert auch einwandfrei und das große Gesamtdokument lässt sich als auch PDF speichern.

      Danke für die Hilfe im Voraus
      Beste Grüße
      Christoph Ionescu

      Kommentar von Christoph Ionescu am 24.08.2015 um 08:36

    2. Hallo Christoph,
      zwei Ideen woran es liegen könnte habe ich:
      - Hast du eventuell den Serienbrief schon durch "Fertig stellen und zusammenführen" erstellt und das Makro erst dann ausgeführt. Das Makro muss nämlich vor diesem Schritt ausgeführt werden.
      - Hast du eventuell die Emfängerliste in Word durch einen Filter eingeschränkt?
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 26.08.2015 um 20:57

  43. Hallo Christian,
    tolles Makro!! Danke, dass du uns das Arbeitsleben erleichtert hast ;-)
    Leider habe ich ein ähnliches Problem wie Simon (Kommentar vom 30.06.2014). Die eingefügten Bilder werden nicht automatisch aktualisiert (Word) bzw. gar nicht angezeigt (pdf). Seltsamerweise hat es beim ersten Mal funktioniert, danach nicht mehr. Hast du eine Idee, woran es liegen könnte?
    Vielen Dank im Voraus für deine Antwort!

    Kommentar von Sigrid am 03.09.2015 um 15:09

    1. Hallo Sigrid,
      leider nein. Die von Simon damals angemerkte Lösung mit dem Updaten des Dokuments habe ich in den Code eingebaut. Ich hatte allerdings auch noch nie ein Dokument mit dynamisch eingefügten Bildern um das Ganze zu testen.
      Du erwähnst, dass die Bilder im PDF komplett fehlen. Sind die Bilder enthalten wenn du das Word-Dokument als PDF speicherst oder fehlen diese nur in den durch das Makro erstellten PDFs? Funktionieren die Bilder aktuell auch noch wenn du einmal testweise das Dokument fertigstellst und zusammenführst?
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 03.09.2015 um 21:36

    2. Guten Morgen Christian,
      Danke für die schnelle Rückmeldung :-)
      Die Bilder werden bei Anwendung des Makros (Word und pdf) nur nicht automatisch aktualisiert, d.h. es wird folgendes angezeigt "Das verknüpfte Bild kann nicht angezeigt werden. Möglicherweise wurde die Datei verschoben, umbenannt oder gelöscht. Stellen Sie sicher, dass die Verknüpfung auf die korrekte Datei und den korrekten Standort zeigt."
      Wenn ich vor Anwendung des Makros das Serienbriefdokument manuell aktualisiere (Strg A + F9) dann wird das Bild des aktuellen Datensatzes richtig angezeigt, allerdings ist dann nach Anwendung des Makros in jedem Dokument (Datensatz) das selbe Bild enthalten.
      Wenn ich das Dokument fertigstelle und zusammenführe sind alle Datensätze in einem einzigen Dokument enthalten, sodass nach dem manuellen Aktualisieren (Str A + F9) auch alle Bilder korrekt angezeigt werden.
      Also die Verknüpfung der Bilder an sich funktioniert.
      Danke Vorab für deine Antwort!

      Kommentar von Sigrid am 04.09.2015 um 08:11

    3. Hallo Sigrid,
      ich habe gerade noch einmal einen Blick in den Code geworfen. Dort habe ich zwar die damalige Lösung von Simon eingebaut, aber da ich mir nicht sicher war, ob der Effekt immer gewünscht ist, diesen Code-Teil auskommentiert.
      Wenn du in Word im Dialog Makros das Makro "formletter2pdf" auswählst und dann auf Bearbeiten gehst und dort in der Baumstruktur unter Formulare -> formletter2pdf_form mit Rechstklick den Punkt "Code anzeigen" wählst, kannst du die Zeile aktivieren. Lösche dazu das Zeichen ' vor "ActiveDocument.Fields.Update" in der Zeile 305. Danach sollte es eigentlich funktonieren.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 06.09.2015 um 17:51

    4. Guten Morgen Christian,
      jetzt funktioniert es problemlos!!!
      Vielen lieben Dank für Deine Hilfe :-)
      Mein Tag fängt gut an ;-)
      LG
      Sigrid

      Kommentar von Sigrid am 08.09.2015 um 08:06

  44. Hallo,

    super funktion udn alles funktionert nur wenn ich die einzeln gespeicherten Dateien oeffne ist das Dokument fast leer und hat nur fogenden Text: "Word found locked fields during the update. Word cannot update locked fields."
    Was muss ich machen?
    Beste Gruesse,
    Veit

    Kommentar von Veit am 24.09.2015 um 14:00

    1. Hallo Veit,
      das Problem hatte ich selbst bisher noch nicht. Eine schnelle Recherche hat folgende 3 Lösungsvorschläge zu Tage gebracht, wobei Nummer 3 am wahrscheinlichsten ist:
      http://paralaw.com/helpdesk/knowledgebase.php?article=25
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 29.09.2015 um 19:03

  45. Hallo Christian,
    entschuldige bitte, dass ich dich belästige, aber ich muss mit deinem tollen Marco die PDF-Files generieren, aber leider werden die Kopf- und Fusszeilen nicht mit gedruckt.
    Hast du da eine Idee?
    Vielen Dank für deine Antwort.
    Andreas

    Kommentar von Andreas am 29.09.2015 um 19:06

    1. Hallo Andreas,
      leider nein. Das Problem beschreiben viele Nutzer, wobei ich ausschließen kann, hier etwas durch Änderung der Programmierung bewirken zu können. Bisher hat nur das Neuanlegen des Worddokuments bzw. das Verändern von Kopf- und Fußzeile für Abhilfe gesorgt.
      Lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 29.09.2015 um 19:08

    2. Hallo Christian,
      vielen Dank für dein Feedback. Das habe ich auch festgestellt. Ich habe die Kopf- und Fußzeilen neu bzw. anders definiert und der Druck funktionierte.
      Nur die Dauer der Erstellung der PDF-Files dauerte sehr lange (500 Briefe ca. 4 Stunden). Ich denke, da waren die Abfragen im Serienbrief sehr diffizil.
      LG Andreas

      Kommentar von Andreas am 30.09.2015 um 20:56

  46. Hallo!

    Super tool!
    Leider werden meine Lesezeichen nicht in die PDFs exportiert.
    Ist das irgendwie zu machen?
    Beim manuellen Speichern als PDF kann dies als Option angegeben werden.

    Kommentar von ANdreas Gunzer am 13.10.2015 um 12:59

    1. Damit vielleicht?

      http://www.ms-office-forum.net/forum/showthread.php?t=287722

      Kommentar von ANdreas Gunzer am 13.10.2015 um 13:05

    2. Hallo Andreas,
      ich hab den von dir gefundenen Makro-Code eben ausprobiert. Dieser ist prinzipiell nutzbar um die PDF-Ausgabe zu optimieren und auch den Export der Lesezeichen (Textmarken) anzustoßen. Nur leider entfernt Word beim Erstellen des Serienbriefs (kannst du selber mit der Funktion Fertigstellen und Zusammenführen testen) alle Textmarken und daher können diese auch nicht mitexportiert werden.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 16.10.2015 um 16:48

    3. Hallo Andreas,
      hier noch die Code-Zeile für den PDF-Export mit Optionen die ich in Zeile 364 getauscht habe, falls du selbst noch etwas experimentieren möchtest.

      ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=Targetfile & "pdf", ExportFormat:=wdExportFormatPDF, OpenAfterExport:=False, OptimizeFor:=wdExportOptimizeForPrint, Range:=wdExportAllDocument, Item:=wdExportDocumentContent, IncludeDocProps:=True, KeepIRM:=True, CreateBookmarks:=wdExportCreateWordBookmarks, DocStructureTags:=True, BitmapMissingFonts:=True, UseISO19005_1:=False

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 23.10.2015 um 14:40

  47. Vielen Dank für das klasse Makro. Es funktioniert und hilft sehr.
    Allerdings muss man die Werte jedesmal neu eingeben, wenn man es startet.
    Schön wäre es, wenn es sich die Werte der letzten Anwendung als Neustart (rerun) merkt.

    Kommentar von Reinhard am 11.11.2015 um 16:53

    1. Hallo Reinhard,

      das mit dem Speichern der Einstellungen ist gar keine so triviale Sache. Prinzipiell kannst du im Quellcode der Hauptfunktion bereits Standardwerte die deinen Anforderungen entsprechen vorgeben. Die Code-Zeilen sind entsprechend kommentiert.
      Ich habe heute außerdem eine neue Version veröffentlicht, die sich zumindest dann die Werte merkt, wenn das Makro (ohne Word zwischendurch zu schließen) mehrmals hintereinander ausgeführt wird.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 15.11.2015 um 21:04

    2. Lieber Christian,
      was mache ich falsch. Ich habe noch immer die Funktionsweise der V2.2, wo immer zuerst die zu überschreibenden Standardweerte auftauchen. Ich habe aber die V2.3 geladen. Oder liegt es daran, dass der genutzte Serienbrief noch in V2.2 abgespeichert war, und der dann die auch geöffnete V2.3 überschreibt? Danke für die Hilfe!
      VG Reinhard

      Kommentar von Reinhard am 16.11.2015 um 19:39

    3. Hallo Reinhard,

      wenn in der Oberfläche des Makros am unteren Rand v2.3 steht, dann steht auch die Funktionalität von v2.3 bereit. Falls nicht, hast du das Makro in deinem bestehenden Dokument noch nicht ersetzt.

      Die Standardwerte kannst du selbst im Code des Moduls formletter2pdf setzen (siehe auch FAQ). Dort kannst du bei Bedarf auch leere Werte definieren, damit beim ersten Aufruf keine Vorgaben gemacht werden. Die Werte werden auch in der neuen Version nur dann zwischengespeichert wenn das Makro in Word mehrmals hintereinander ausgeführt wird und das Dokument in der Zwischenzeit nicht geschlossen wurde. Willst du Standardwerte für die nächste Nutzung des Dokuments vorgeben, dann musst du diese wie zuvor erwähnt im Code des Makros angeben.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 16.11.2015 um 21:10

  48. Hallo,

    ich hab das Makro über die Funktion - Orgranisieren... - in die Normal.dot kopiert. Nun wollte ich es auf eine normale Datei ausführen, jedoch ohne Funktion. Word wird beendet und läuft als Prozess im Hintergrund weiter. Jedoch werden keine Dateien erstellet.

    Das Erzeugen der Dateien aus der Beispieldatei funktioniert.

    Was machen ich ggfs. falsch?

    Danke vorab. Gruße Jens

    Kommentar von Jens am 23.11.2015 um 14:40

    1. Hallo Jens,

      funktioniert der Serienbrief korrekt? D.h. werden in der Vorschau alle Briefe mit den korrekten Daten angezeigt? Was ich mir auch gut vorstellen kann, ist, dass die Marker für die Dateinamensgenerierung eventuell nicht mit den in deiner Datenquelle verfügbaren Feldern übereinstimmen. Probier doch hier mal einen einfachen Dateinamen nur mit dem Marker %counter% zu setzen. Eventuell hilft es auch einen anderen Ort zum Abspeichern der Dateien zu wählen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 23.11.2015 um 20:48

    2. Bereits probiert, Serienbrief funktioniert soweit.

      Wie kann ich ein mögliches "zusammenführen" wieder rückgängig machen?

      Kommentar von Jens am 23.11.2015 um 21:03

    3. Hallo Jens,

      soweit ich weiß, lässt sich ein einmal zusammengeführtes Dokument nicht wieder in den Ausgangszustand (als Serienbrief-Vorlage) versetzen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 23.11.2015 um 21:06

    4. Hab es nochmal probiert, lösung brachte... Die DOCX als DOC zu speichern, dann die Datenverbindung lösen speichern und schliessen. Öffnen mit DB erneut verbinden und Ausgabe über Makro!

      Läuft! Top!

      Danke dir.

      Kommentar von Jens am 23.11.2015 um 21:25

  49. Hallo Zusammen

    Gibt es mit diesem Macros die Möglichkeit auch statt PDF's ein PDF A format zu generieren?

    Vielen Dank & Gruss

    Kommentar von PDF A am 25.11.2015 um 16:05

    1. Hallo PDF A,

      ja, die gibt es tatsächlich. Word unterstützt beim PDF-Export verschiedene Einstellungen darunter auch eine Option "ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A). formletter2pdf nutzt standardmäßig die Default-Vorgaben von Word für den Export. Durch einen kleinen Eingriff in den Code lässt sich die Option aber setzen.

      Dazu muss das Makro bearbeitet werden. Im Makro-Editor in der Baumstruktur den Ordner Formulare öffnen, dort mit Rechtsklick auf "formletter2pdf_form" die Option "Code anzeigen" wählen.

      Im Code muss Zeile 421:

      ActiveDocument.SaveAs Filename:=Targetfile & "pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

      durch Folgende ersetzt werden:

      ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=Targetfile & "pdf", ExportFormat:=wdExportFormatPDF, OpenAfterExport:=False, OptimizeFor:=wdExportOptimizeForPrint, Range:=wdExportAllDocument, Item:=wdExportDocumentContent, IncludeDocProps:=True, KeepIRM:=True, CreateBookmarks:=wdExportCreateWordBookmarks, DocStructureTags:=True, BitmapMissingFonts:=True, UseISO19005_1:=True

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 25.11.2015 um 22:02

    2. Hallo PDF A,

      ich habe eben eine neue Version von formletter2pdf online gestellt, in dem nun als alternatives Dateiformat "PDF/A (ISO 19005-1-compatible)" gewählt werden kann (siehe auch FAQ).

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 27.11.2015 um 23:06

  50. Hallo

    Zuerst mal - tolles Tool!!
    Konnte es schon mehrfach nutzen. Nun habe ich seit einigen Tagen Office 2016 für Mac - beim kopieren der Form ins Normal.dotm kommt die Fehlermeldung "Nicht genügend Arbeitsspeicher" - an was kann dies liegen. Meine Suche war bis jetzt erfolglos?!?

    Kommentar von Philipp am 25.11.2015 um 19:41

    1. Hallo Philipp,

      ich kann den Fehler auch bei mir reproduzieren. Eine Lösung habe ich leider dennoch nicht für dich. Ich entwickle das Makro unter Windows und teste dann unter Office for Mac nur mehr die Funktionsweise, daher ist mir bisher auch noch gar nicht aufgefallen, das zumindest in der aktuellen Office-Version der Makro-Editor stark beschnitten ist. Ich schaffe es weder das Formular zu editieren noch die Source-Codes des Makros zu importieren. Eine kurze Recherche hat ergeben, dass dies von Microsoft anscheinend auch nicht vorgesehen ist und daher lässt sich das Makro nicht zwischen einzelnen Dokumenten kopieren.

      Sollte hier jemand einen Tipp für mich haben, wäre ich dankbar.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 25.11.2015 um 22:23

    2. Hallo Chrisitan

      Danke für das rasche Feedback - so weiss ich wenigstens dass es nicht an meiner Installation liegt.
      Werde mir für diesen Fall, wo ich die PDF brauche, halt mit meinem PC im Geschäft weiter helfen.

      Gruss
      Philipp

      Kommentar von Philipp am 26.11.2015 um 06:49

    3. Hallo Philipp,

      wenn du dir einen leeren Serienbrief mit dem Makro unter Windows erstellst bzw. deine Vorlage unter Windows mit dem Makro versiehst, kannst du diese am Mac als Ausgangspunkt für neue Briefe nutzen. Das Makro lässt sich unter Mac zwar nicht editieren aber weiterhin nutzen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 27.11.2015 um 19:46

  51. Geiles Macro und geile Beschreibung/Guide. Meine Arbeitskolleging hat sich riesig gefreut.
    Jetzt kann sie früher nach Hause gehen ;-)
    Dickes Danke :-)

    Kommentar von FrankS am 27.11.2015 um 13:58

  52. erstmal danke... auf MacOS (ElCapitan, Office 2011) geschieht folgendes:

    1.) ich öffne formletter2pdf.docm
    2.) ich starte das formletter2pdf Makro von Hand, ein Icon gibt's dafür bei mir nicht
    3.) Word meldet: "formletter cannot be executed because this document isn't a form letter. Please start the mail merge function first and then run formletter2pdf again"

    4.) ich habe den Seriendruck-Manager gestartet - gleiche Meldung wie bei 3.

    Kommentar von Gernot Starke am 05.12.2015 um 11:09

    1. Hallo Gernot,

      ich muss mir erst einen Mac mit Office 2014 zu Testzwecken besorgen, dann kann ich mir das Problem ansehen. Zumindest unter Office 2016 hat das Makro letztens ohne Probleme funktioniert. Funktioniert der im Download-Paket enthaltene Testserienbrief bei dir auch nicht?

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 09.12.2015 um 20:16

    2. Hallo Gernot,

      ich habe das Makro eben noch einmal getestet und bei mir hat es unter Office for Mac 2011 einwandfrei funktioniert. Eventuell hast du den Seriendruckassistenten doch noch nicht korrekt gestartet. Am einfachsten lässt sich das prüfen, wenn du dir erfolgreich die Vorschau der einzelnen Serienbriefe ansehen kannst.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 13.12.2015 um 13:00

  53. vielen Dank für das Makro, es funktioniert hervorragend!

    Allerdings ist mir eine Kleinigkeit aufgefallen:
    Die Zeichenlänge der Spaltenüberschriften in der Datentabelle scheint limitiert zu sein.
    Ich wende das Makro auf mehrere Tabellen an, wobei bei ich bei einer Tabelle teilweise recht lange Spaltenüberschriften habe (über 40 Zeichen). Daraufhin erschien beim Ausführen des Makros immer die Nachricht, dass 1 formletter erfolgreich exportiert wurde - der neu erstellte Zielordner war jedoch immer leer.
    Hat mich jetzt einige Nerven gekostet, herauszufinden wo der Fehler hängt...
    Vielleicht kann man das noch optimieren? Wenn nicht, hilft diese Info hoffentlich anderen Usern mit dem gleichen Problem weiter...

    Kommentar von c_huber am 07.12.2015 um 11:05

    1. Hallo c_huber,

      Word beschränkt die Bezeichnung der Spalten und kürzt die Namen automatisch bzw. filtert auch automatisch nicht erlaubte Zeichnen und Leerzeichen. Wenn du im Makro den Punkt "Click to list all availabe data source field markers." anklickst bekommst du eine Auflistung mit den korrekten durch Word nutzbaren Feldnamen.

      Besteht das Problem dann immer noch?

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 09.12.2015 um 20:13

  54. Liebes formletter2PDF team

    Ich habe einen Serienbrief mit 17000 datensätzen.
    leider bricht das macro bei 100 datensatz ab und sagt dass es nun komplettiert ist.

    vielen dank für eure unterstützung.

    Kommentar von PDA am 14.12.2015 um 19:01

    1. Hallo PDA,

      bricht das Makro bei mehreren Läufen hintereinander immer exakt nach den 100 Datensätzen ab? Was wenn du bei deiner Empfängerliste einmal willkürlich aus der Mitte 1000 Datensätze als Test-Empfängerliste verwendest, tritt das Problem dann auch auf?
      Das Marko selbst hat keine Beschränkung. Ich vermute hier eher ein Problem mit deinen Datensätzen (z.B. halbleere Datenzeile oder exotische Zeichensätze) oder einer gesetzten Einschränkung für die Empfängerliste innerhalb von Word.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 17.12.2015 um 16:24

    2. Hallo PDA,

      ich habe bei mir eben eine Excel-Datei als Datenquelle mit 17.000 Testeinträgen herangezogen und konnte einen einseitigen Serienbrief erfolgreich mit allen 17.000 Dateien generieren.
      Ohne weitere Details zu deinem Fehler bzw. zum Aufbau deiner Datenquelle kann ich leider nur raten wo das Problem liegen könnte.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 17.12.2015 um 17:56

  55. Hi,

    ich habe gerade dein Programm gefunden und es würde mir unendlich Zeit ersparen. Habe alles lt. Anleitung installiert jedoch kommt bei mir, auch nicht beim Beispielsdokument, die Frage, ob der SQL Befehl ausgeführt werden soll.

    Arbeite auf MAC, El Capitan...Kannst du mir helfen und unendlich Zeit ersparen :)

    Danke

    Kommentar von Hilfesuchender am 16.12.2015 um 12:32

    1. Hallo,

      hatte dir heute schon mal geschrieben - das Problem hat sich gelöst. War, wie soll es auch anders sein, zwischen Tastatur und Monitor zu finden. Richtig cooles Programm - erspart mir eine Menge Zeit und ist mir auch was wert - werde dir also was zukommen lassen.

      Eine Frage hätte ich dennoch bzw. Feedback: Es wäre cool, wenn man die generierten PDF mit Sicherheitseinstellungen belegen könnte (zB keine Grafik rauskopieren). Geht das irgendwie - wenn nicht, wäre es ein geiles add on.

      Danke nochmal für dein Arbeit - echt ein Hammertool
      Christian

      Kommentar von Einhilfesuchender am 16.12.2015 um 23:19

    2. Hallo Hilfesuchender,

      es freut mich zu hören, dass du dein Problem lösen konntest.
      Bezüglich der PDF-Funktionen bedient sich das Tool der Standard-Export-Funktion von Word und da gibt es leider nicht allzuviele Optionen - Sicherheitsfeatures fehlen hier gänzlich. Wenn du im Besitz von Acrobat Pro bist, solltest du solche Aufgaben aber nachträglich mittels Stapelverarbeitung lösen können.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 17.12.2015 um 16:20

  56. Seit dem ich mein Windows 8.1 auf Windows 10 upgedated habe, kann ich für den Speicherort der PDFs komischer Weise nur noch den Desktop wählen. Die direkte Eingabe des gewünschten Pfadnamens führt zum Absturz des Makros.

    Kommentar von Hauke am 22.12.2015 um 22:02

    1. Hallo Hauke,

      ich habe das Makro eben unter Windows 10 in Verbindung mit Office 2016 getestet. Mir ist aufgefallen, dass im Auswahldialog des Zielordners nur mehr der Desktop angeboten wird - hier muss ich mich bei Zeiten einmal näher damit befassen, ob es dafür eine Lösung gibt. Die manuelle Eingabe eines Pfades hat bei mir aber trotzdem funktioniert.
      Welche Office-Version hast du unter Windows 10 verwendet bzw. hast du eine Fehlermeldung erhalten?

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 30.12.2015 um 16:07

    2. Das ist bei mir unter Windows 10 mit Office 2010 auch so.

      Im Büro mit Windows 7 und Office 2010 besteht die Möglichkeit den Pfad frei anzuwählen. Scheint also mit Windows 10 zusammen zu hängen.

      Kommentar von Ueli R. Frischknecht am 03.01.2016 um 15:50

  57. Tolles Programm! So etwas habe ich schon lange gesucht. Hilft mir sehr wenn ich z.B. für unsere Kunden mit der Serienbrieffunktion Jahresrechnungen erstelle. So bekomme ich pro Seite eine eigene Datei zum Versenden an jeden einzelnen Kunden. Bravo!
    Das man sogar wählen kann zwischen pdf und docx und erst noch die Dateinamen aus den Adressfeldern herstellen, das setzt der Software (pardon: App) die Krone auf!
    Habe grad Euro 20.-- überwiesen. Danke!

    Kommentar von Ueli R. Frischknecht am 03.01.2016 um 12:34

    1. Hallo Ueli,

      freut mich, dass dir das Tool geholfen hat.
      Herzlichen Dank für deine Spende!

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 03.01.2016 um 13:50

  58. Hallo,

    eine kurze Frage: Ich möchte das Datum im Dateinamen in einer gewissen Reihenfolge abspeichern sprich yyyy.mm.yy.
    Momentan weist er es leidiglich über das Feld Rg_Nr_{RNr}_{Name}_{Datum} im englisch Format aus sprich erst der Monat,Tag,Jahr.
    {Datum \@ “yyyy.mm.dd“} geht leider nicht.

    Beste Grüsse,
    Jörg

    Kommentar von Jörg am 20.01.2016 um 20:21

    1. Hallo Jörg,

      das Makro kann zwar die Feldnamen zur Generierung des Dateinamens heranziehen, kann darin aber keine weiteren Formatierungsoptionen wie beim Einfügen eines Feldes in Word vorhanden interpretieren. D.h. das Datum muss bereits in der Datenquelle (Empfängerliste) in dem für den Dateinamen gewünschten Format vorliegen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 20.01.2016 um 20:22

  59. Vorerst einfach nur ein großes Danke. Es ist nicht selbstverständlich, dass Leute ihr umfassendes Wissen, das in der Praxis auch genutzt werden kann ;-), gratis zur Verfügung stellen (hab auch gespendet ;-).
    Ich hätte nur ein Frage, wie kann man das Formular, das nach dem Start des Makros aufgerufen wird und in dem man die verschiedenen Optionen (Speicherart, ...ort, ...) einstellen kann, den eigenen Bedürfnissen anpassen - Sprache (Speicherart, Pfadname, etc.).
    Danke und Grüße aus dem verschneiten Tirol

    Kommentar von Peter am 25.01.2016 um 16:00

    1. Hallo Peter,

      vorweg einmal herzlichen Dank für deine Spende.
      Ich habe im Code schon vorgesehen, dass für die einzelnen Felder und Einstellungen im Dialogfenster eigene Standardwerte gesetzt werden. Dazu musst du den Code des Moduls "formletter2pdf" im Makro-Editor anpassen. Die entsprechenden Optionen findest du direkt am Anfang des Codes inkl. entsprechenden Kommentaren zur Erklärung. Siehe dazu in den FAQ auch den Punkt "Ich nutze formletter2pdf immer mit demselben Dokument. Wie kann ich Standardwerte für Dateinamen oder Export-Format setzen?".

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 25.01.2016 um 20:24

  60. Hallo,
    Das Programm hat super funktioniert bis vor ein paar Wochen. Aus unerklärlichen Gründen ist jetzt das Makro weg. Kann es leider auch nicht neu installieren :(
    Bin am verzweifeln, da das Programm einfach klasse ist und mir das eine Menge Arbeit abnimmt!!
    Danke schonmal für die Hilfe.
    Liebe Grüße Nina

    Kommentar von Nina Piechotta am 30.01.2016 um 11:28

    1. Hallo Nina,

      das Makro ist im Regelfall direkt im Word-Dokument eingebettet oder in die Word-Standard-Vorlage eines spezifischen Rechners integriert. Wenn das Makro nun weg ist, heißt das nur, dass es eventuell aus dem Dokument gelöscht wurde oder du das Dokument auf einem anderen PC bearbeitest und das Makro eben nicht in das Dokument eingebettet wurde. Dennoch müsstest du über den oben in der Anleitung beschriebenen Weg das Makro wieder aus dem Word-Dokument des Downloadpakets in dein Word-Dokument verschieben/kopieren können.

      Welches Problem hasst du denn genau beim "Neuinstallieren" des Makros?

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 30.01.2016 um 13:04

    2. Lieber Christian,

      ich werde beim starten nicht nach einem SQL-Befehl gefragt.
      Zudem kommt sobald ich auf finish and merge klicke folgende Fehlermeldung."formletter2pdf cannot be executed, because this document isnt a form letter. Please start the mail merge functionfirst an then run formletter2pdf again"

      Hab schon einiges versucht bin aber nicht wirklich weiter gekommmen...

      Vielen Dank für für Deine Hilfe.
      Liebe Grüße,
      Nina

      Kommentar von Nina am 01.02.2016 um 10:55

    3. Hallo Nina,

      dann ist der Fall relativ eindeutig. Du hast zwar deinen Serienbrief erstellt und gespeichert, aber beim erneuten Öffnen wird die Empfängerliste nicht mehr gefunden. Daher beim Start auch die Nachfrage nach dem SQL-Befehl. Wähle über die Optionen in Word einfach noch einmal deine bestehende Empfängerliste aus und schon sollte wieder alles klappen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 01.02.2016 um 18:28

  61. Also wenn ich anfangs die Datei öffne werde ich nach nix gefragt - daher weiß ich nicht wie ich weiter machen soll

    Kommentar von Emre am 04.02.2016 um 11:32

    1. OK Super jetzt funktioniert es prima. Nach dem ich meine Datein abgespeichert habe und die Word Datei schließen möchte bleibt aber ein durch das Speichern geöffnetes Wordfenster offen und lässt sich nicht schließen. Woran liegt das?

      Danke!

      Kommentar von Emre am 04.02.2016 um 11:55

    2. Hallo Emre,

      das kann viele Gründe haben, meistens will Word dann Änderungen in der Vorlage Normal.dot sichern. Ein direkter Zusammenhang mit dem Einsatz des Makros und deinem beschriebenen Problem ist mir aktuell nicht bekannt.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 06.02.2016 um 12:20

  62. HILFE
    Ich habe keinen balssen Schimmer von der Materie.
    Habe das Macro erstellt und möchte es ausführen.
    Es kommt die Fehlermeldung 5631.
    Ws muss ich tun??

    Dankeschön im vorraus :)

    Kommentar von Lena am 25.02.2016 um 12:22

    1. Hallo Lena,

      die Fehlercodes von Word sind leider wenig aussagekräftig, daher kann ich auch nur raten. Eine schnelle Google-Suche hat gezeigt, dass Personen mit diesem Fehler oft Feldnamen abgefragt haben die in der Empfängerliste nicht existieren. Das Makro nutzt für die Dateinamenerstellung z.B. das Feld ID - wenn dieses bei dir nicht existiert könnte dieser Fehler auftreten. D.h. du musst hier entsprechend mit den richtigen Einstellungen arbeiten.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 25.02.2016 um 21:05

  63. Hallo,

    ich benutze das Makro seit etwa einem halben zur Erstellung von Anfragen und es funktioniert hervorragend.

    Perfekt wäre es, wenn ich den Ordner direkt per Eingabeaufforderung benennen könnte. Gibt es dafür einen Befehl?

    Liebe Grüße

    Schorse

    Kommentar von Schorse am 04.03.2016 um 13:20

    1. Hallo Schorse,
      was meinst du mit "Ordner direkt bei der Eingabeaufforderung benennen" genau? Startest du Word und das Makro über die Kommandozeile? Du kannst im Quellcode bereits Werte vordefinieren, falls dir das aktuell weiterhilft.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 04.03.2016 um 16:18

    2. Hallo,

      ich meine damit, dass ich vor dem Erstellen des Ordners in dem die PDF Dateien gespeichert werden, jedes mal gefragt werden möchte, wie dieser Ordner benannt werden soll, an statt ihn Serienbrief.... zu nennen.

      Kommentar von Schorse am 07.03.2016 um 07:59

    3. Hallo Schorse,

      genau dieses Problem kannst du durch die Vergabe von Standardwerten im Quellcode beheben. Diese Werte werden dann bei jedem Start von formletter2pdf in die Felder übernommen. Siehe dazu auch die FAQ: https://www.formletter2pdf.com/#faq_11

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 07.03.2016 um 18:43

  64. Hallo Christian
    Ein Super Tool und es mach auch genau, was es soll. Keine Fragen, keine Probleme.
    Einfach nur DANKE !!!!
    Rolf

    Kommentar von Rolf am 17.03.2016 um 11:17

  65. Hallo und viiiielen Dank für dieses tolle Makro.

    Die Funktionsweise ist klasse. Allerdings habe ich das Problem, dass die Erstellung der einzelenen Dateien doch bei mir einige Zeit in Anspruch nimmt.
    Es ist ein zwei-seitiger Serienbrief mit ca. 15 Serienfeldern.
    Für die Erstellung der einzelnen Dateien (es sind etwa 40 Stück) benötigt mein PC über eine Viertelstunde. Ist diese "Dauer" normal oder hast du evtl. eine Idee woran es liegen könnte?
    Über eine Antwort würde ich mich freunen.

    Viele Grüße!

    Kommentar von Chris am 13.04.2016 um 15:41

    1. Hallo Chris,
      die Erstellung der Dateien dauert auch bei mir einige Zeit und ist Aufgrund der Tatsache, dass für jeden einzelnen Brief eine neue Word-Instanz gestartet wird leider auch nicht performanter zu erledigen. Wenn der Rechner dann auch noch etwas in die Jahre gekommen oder der Arbeitsspeicher knapp ist, kann das auch schon einmal die von dir erwähnte viertel Stunde dauern.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 15.04.2016 um 18:10

  66. Hallo Zusammen,
    ich nutze Euer Tool habe nur ein Problem:
    In meiner Datenquelle in Excel habe ich ein Datum in deutschem Format: TT.MM.JJJJ. In dem Serienbrief erhalte ich immer das amerikanische Format: MM.TT.JJJJ.
    Wie kann ich das Datumsformat ändern.

    Danke

    Kommentar von Steffen Rosa am 13.04.2016 um 16:30

    1. Hallo Steffen,
      wo im Serienbrief erhälst du das falsche Datumsformat? Sprichst du von den Werten im Dokument selbst oder von den Dateinamen?
      formletter2pdf greift die Werte im Dokument nicht an, d.h. wenn im normalen Serienbrief die Werte schon nicht passen werden diese auch in den PDFs nicht passen. Hier musst du dann vermutlich die Einstellungen der einzelnen Datenfelder prüfen.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 15.04.2016 um 18:15

  67. Hallo
    Immer noch: Tolles Tool !!

    Hier noch ein kleiner Verbesserungs Vorschlag:
    ' ORIGINAL ZEILE: DefaultFilelocation = "Desktop"
    DefaultFilelocation = ActiveDocument.Path

    ' ORIGINAL ZEILE: DefaultFoldername = "formletter-{%timestamp%}"
    DefaultFoldername = CreateObject("Scripting.FileSystemObject").GetBaseName(ActiveDocument.Name) & "-{%timestamp%}"

    ' ORIGINAL ZEILE: DefaultFilenamepattern = "{%counter%}-formletter-{last_name}-{ID}"
    DefaultFilenamepattern = "{%counter%}-{Vorname}-{Nachname}"

    Außerdem habe ich das Formular formletter2pdf_form um ca 6cm breiter gemacht, damit lange Pfade und Dateinamen dagestellt werden können.

    Grüße, Rolf
    (Danke an Marc der mir geholfen hat)

    Kommentar von Rolf am 15.04.2016 um 10:46

    1. Hallo Rolf,
      vielen Dank für den Verbesserungsvorschlag, der macht wirklich Sinn und ich werde das in die nächste Version von formletter2pdf integrieren.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 15.04.2016 um 18:07

    2. wie bekomme ich im default filenamepattern das katuelle datum ???

      Kommentar von herbert schandl am 06.04.2017 um 20:13

    3. Hallo Herbert,

      aktuell ist diese Funktion nicht implementiert.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 07.04.2017 um 17:49

    4. Hallo Herbert
      {%timestamp%} steht für "07.04.2017-20.23.07"
      Damit hast du Datum und Uhrzeit zu dem Zeitpunkt zu dem das Macro Läuft.
      Grüße

      Kommentar von Rolf am 07.04.2017 um 20:26

  68. Hallo erstmal!

    Also super cooles teil!

    Ich erstelle mit dem Tool, Htm files, die ich dann in einem IIS-Server wieder aufrufe. So nun habe ich das problem, das zuerst mit /d die Bilder aktualisiert wurden, aber die Bilder nicht ins File gespeichert wurden. Also /d wieder weg. Nun habe ich das Problem, dass die Bilder in die Files "gespeichert" werden, aber in jedem das gleiche Bild ist. Wie kann ich das lösen?

    LG Markus T.

    Kommentar von Markus T am 20.04.2016 um 09:50

    1. Hallo Markus,

      ich muss gestehen, die Exportformate abseits von Word und PDF nur aufgrund der vorhandenen Möglichkeit eingebaut zu haben, diese aber selbst noch nicht aktiv getestet zu haben. Leider habe ich gerade auch nicht wirklich eine Idee, an welcher Stelle Word hier durcheinander kommen könnte.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 25.04.2016 um 19:57

  69. Hallo,
    das Makro hört sich viel versprechend an aber leider hat das mir der Ordner Erstellung nicht mal mit der Beispiel Datei funktioniert. Es wird nur ein Ordner erstell aber keine Datei, wenn der Ordner auf {last_name} geändert wird, werden keine Namen angezeigt nur ein Ordner {last_name}. Können Sie mir sagen was ich falsch gemacht hab (Word 2010).

    Mit freundlichem Gruß
    Arthur

    Kommentar von Arthur am 09.05.2016 um 14:57

    1. Hallo Arthur,
      das Makro kann individuelle Namen aus den Feldern der Datenquelle nur für die Dateinamen generieren, nicht aber für die Bezeichnung des darüberliegenden Ordners. Im Dateinamen des Ordners ist nur der Marker für einen eindeutigen Zeitcode erlaubt und es wird immer nur ein gemeinsamer Ordner für alle Dateien erstellt. Das einsortieren der Dateien in unterschiedliche Ordner funktioniert aktuell noch nicht.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 09.05.2016 um 17:55

  70. Prima Makro, genau das, was ich brauche. Ich müsste ihn allerdings noch erweitern, habe aber Zweifel, ob ich das mit meinen sehr rudimentären VBA-Kenntnisse hinbekomme. Deshalb die Frage: Neben den Daten, die sich der Serienbrief ganz normal aus einer Excel-Tabelle holt, müsste jeweils noch der komplette Text aus einer separaten Word-Datei in das jeweilige Serienbriefdokument eingefügt werden. Konkret: Der Makro erstellt das erste Serienbriefdokument, das u.a. das Serienbrieffeld <XYZ> enthält. Nun soll er die Word-Datei mit dem Namen XYZ.doc in einem bestimmten, feststehenden Verzeichnis öffnen, den dort enthaltenen Text kopieren und an einer Textmarke in das erste Serienbriefdokument einsetzen. Dann die Datei XYZ.doc wieder schließen und das Serienbriefdokument abspeichern. Und so weiter ... Es gibt natürlich genau so viele XYZ.doc-Dateien, wie es "Briefe" gibt. 1.) War das verständlich? 2.) Geht das? 3.) Ist das ein erheblicher Programmieraufwand?

    Kommentar von Stefan am 19.05.2016 um 14:58

    1. Hallo Stefan,

      deine Anforderung ist klar formuliert. Ich kann dir aber ohne Recherche auch nicht sagen ob dies möglich ist. Vor allem wenn es dann darum geht Formatierungen zu übernehmen oder mehrere Absätze, könnte es spannend werden. Ein anderer Ansatz könnte das Nutzen von Textbausteinen für die Umsetzung deiner Anforderung sein. Die Programmierung und den Aufwand dafür sehe ich jedenfalls als nicht ganz trivial an.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 20.05.2016 um 10:10

    2. Besten Dank für die Antwort. Ich werde das Problem anders lösen. Ich erstelle erst ganz normal mit deinem Makro die Serienbriefe und erledige das Einfügen des Textes mit einem separaten Makro, der einfach den ganzen Ordner abgrast. Ich habe ein VBA-Programm gefunden, das auf diese Art und Weise Bilder in Word-Dateien einfügt. Das will ich entsprechend modifizieren – man wächst ja bekanntlich an seinen Aufgaben ...

      Gruß, Stefan

      Kommentar von Stefan am 20.05.2016 um 10:40

  71. Hi Christian,
    erst mal wollt ich sagen, dass das Makro super gut ist!

    Ich habe jedoch ein Problem, wenn eine Zelle (Ein Teil von jeweiligen Dateinamen ist) einen Umbruch(Return) besitzt.
    Dann kommt immer der Fehler mit "formletter2pdf has been aborted, because an invalid file name has been detected ..."

    Ich habe zusätzlich vergebens folgende Zeilen eingefügt im Quellcode:
    File = Replace(File, Chr(10), "")
    File = Replace(File, Chr(13), "")

    Hast du eine Idee?

    Vielen Dank und viele Grüße
    Dieter

    Kommentar von Dieter am 31.05.2016 um 23:03

    1. Hallo Dieter,

      probiere doch einmal noch folgende Ersetzungen im Code zu ergänzen, dann sollte es klappen.

      File = Replace(str, vbLf, "")
      File = Replace(str, vbCr, "")
      File = Replace(str, vbCrLf, "")
      File = Replace(str, vbNewLine, "")
      File = Replace(str, vbTab, "")

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 31.05.2016 um 23:05

  72. Hallo,

    ich nutze formletter für einen Word Serienbrief.
    Nun möchte ich auch einen Bericht aus einer Access 2010 Datenbank per Mail versenden. Es wird aber ein Gesamtbericht erstellt. Der soll nach Kunden gesplittet und dann per Mail versendet werden. Geht das auch mit Formletter? Wenn ja, wie?

    Vielen Dank im Voraus & Gruß
    Hatice

    Kommentar von Hatice am 01.06.2016 um 10:55

    1. Hallo Hatice,

      formletter2pdf kann generell nur Serienbriefe in Microsoft Word erzeugen und auch das automatische Versenden von Mails geht damit aktuell noch nicht.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 01.06.2016 um 16:50

  73. Hallo Christian,

    ich habe gerade dein Makro gefunden - super. Ich bräuchte es für einen 1:n Serienbrief. Das funktioniert eigentlich gut (wenn man weiß wie's geht). Über dein Makro werden pdfs jedoch für jeden Datensatz erstellt (wie in der Vorschau) und nicht nur für jeden Datensatz mit neuem Kunden. Gibt es hier eine Lösung?

    Kommentar von Christian am 07.06.2016 um 18:30

    1. Hallo Christian,

      wenn ich dich richtig verstehe möchtest du immer die selbe Empfängerliste verwenden aber nur Briefe an jene senden die neu in der Liste hinzugekommen sind. Das kann formletter2pdf leider nicht leisten. Die zwei einfachsten Lösungswege die mir einfallen sind:
      - In Word auf "Empfängerliste bearbeiten" gehen und dort nur die neuen Kunden aktivieren.
      - Ein zusätzliches Feld in der Empfängerliste mit Datum oder Counter einführen, dieses per Marker an den Anfang des Dateinamens stellen und alle Serienbriefe generieren. Daraufhin brauchst du nur noch alle Serienbriefe mit den alten Countern am Beginn des Dateinamens löschen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 07.06.2016 um 19:15

    2. Hallo Christian,

      Danke für die rasche Reaktion. Nein, das hab ich anders gemeint. Ich hab einen Serienbrief wie hier https://www.youtube.com/watch?v=w5owTBobPQM gezeigt. Aus einer Liste mit Produkten schreib ich Rechnungen, wobei pro Empfänger mehrere Produkten/Datensätze vorkommen können. Es soll nur eine Rechnung / pdf pro Empfänger geben, aber mit allen Produkten. Wie eben im Youtube-Video dargestellt. Mit dem Marko wird jedoch für jeden Datensatz ein pdf erzeugt. Oder mach ich was falsch?
      Schönen Gruß
      Christian

      Kommentar von Christian am 08.06.2016 um 09:56

    3. Hallo Christian,

      nein, das kann formletter2pdf nicht, da für jede Datenzeile ein neues Dokument erstellt wird.

      Du solltest aber, zumindest mit etwas VBA-Kenntnisse, die Logik die das im Youtube-Video verwendete Makro zum Zusammenfassen der Artikel verwendet auch auf die Schleife für die Datensätze im Quellcode von formletter2pdf anwenden können.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 09.06.2016 um 18:13

  74. Hallo,

    ich verstehe nicht ganz wie ich das Makro ordentlich verwenden kann, wenn ich bereits einen Serienbrief erstellt habe. Es funktioniert einwandfrei, wenn ich das im Download vorhandene Beispieldokument nutze allerdings kann ich nicht darauf zugreifen, wenn ich ein anderes Dokument, also meinen Serienbrief öffne. Wie kann ich das Makro in anderen Dokumenten verwenden? Ich habe leider keine Ahnung von so was. Habe bisher noch nie mit Makros gearbeitet. :(

    LG

    Kommentar von Pls help me! am 14.06.2016 um 15:51

    1. Hallo,

      damit du das Makro in deinen eigenen Serienbriefen nutzen kannst, musst du es vom Beispieldokument in dein Dokument (das Ursprungsdokument des Serienbriefs, nicht das Endprodukt) kopieren, nur dann kannst du es auch dort nutzen. Siehe dazu die bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung auf dieser Website unter dem Punkt "formletter2pdf-Makro einrichten".

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 16.06.2016 um 19:36

  75. Guten Tag,
    ich hab das Makro jetzt seit einigen Monaten ohne Probleme genutzt. Heute habe ich ca. 12 Briefe erstellt und wollte wie immer das Makro nutzen aber es wurde nur eine Datei abgespeichert. Ich arbeite mit Word 2010.

    Wo könnte das Problem liegen?

    Kommentar von Emre am 24.06.2016 um 17:47

    1. Hallo Emre,

      das ist ohne dein Worddokument und die Empfängerliste zu sehen schwer zu sagen, aber ich versuche es einmal:

      - Hast du eventuell auf Windows 10 aktualisiert? Ich habe bereits vor einiger Zeit eine Rückmeldung erhalten das das Marko unter Windows 10 in Verbindung mit Office 2010 nicht funktioniert.
      - Kommt eine Fehlermeldung? Funktioniert das Makro nur in deinem Dokument nicht oder auch nicht mit dem Beispieldokument des Downloadpakets?
      - Das Makro überschreibt Dateien mit gleichem Dateinamen. Hast du eventuell für den Dateinamen ein falsches Pattern benutzt?
      - Werden dir in der Vorschau alle Briefe angezeigt oder erscheint dort auch nur einer?

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 25.06.2016 um 13:04

    2. Genau ich habe vor kurzem Win10 installiert aber das Makro hatte funktioniert. Ich benutzte 2 Formulare. Auf dem einen Funktioniert es einwandfrei und auf dem anderen jetzt plötzlich nicht mehr

      Kommentar von Emre am 26.06.2016 um 21:34

    3. Ja die Vorschau funktioniert auch. Eine Fehlermeldung bekomme ich aber nicht. Ich wähle mehrere Empfänger aus und anschließend kommt die Meldung das nur eine Datei gespeichert wurde

      Kommentar von Emre am 26.06.2016 um 21:36

    4. Hallo Emre,

      nachdem es in einem Dokument ja weiterhin funktioniert, scheint die Kombination aus Office 2010 und Windows 10 nicht das Problem zu sein. Ich habe leider aktuell kein Testsystem mit dieser Kombination um das bei mir einmal nachzustellen.

      Versuche doch bitte einmal deine Empfängerliste mit dem Beispieldokument zu verwenden. Wenn das klappt kannst du die Empfängerliste bzw. Windows 10 als Ursache ausschließen. Dann würde im nächsten Versuch das Word-Dokument einmal neu erstellen (neues Dokument, Serienbrieffunktion neu starten und Inhalt aus dem anderen kopieren).

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 27.06.2016 um 19:24

  76. Hallo, Das Makro funktioniert super. Nur habe ich ein kleines Problem und zwar wenn ich die Dateien als PDF/A abspeichere dann sind meine Unterschriften in einem schwarzen Kasten gesetzt, beim Speichern als normales PDF passiert dies nicht. Müssen die Unterschiften in einem besonderen Format sein?

    Kommentar von Joachim Bürger am 27.06.2016 um 10:51

    1. Hallo Joachim,

      dazu kenne ich das PDF/A-Format leider zu wenig, ob es dort spezielle Anforderungen oder Einschränkungen gibt.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 27.06.2016 um 19:19

  77. Hallo zusammen,

    ein wirklich tolles Toll.

    Kleiner Schönheitsfehler:
    Unter W10 (64 bit) und Office 2016 kann ich keine Ordner bzw. Bibliotheken auswählen!

    Wöre schön, wenn das noch behoben werden könnte!

    Aber ansonsten weiter so

    Kommentar von Jörg am 27.06.2016 um 14:07

    1. Hallo Jörg,

      den von dir beschriebenen Schönheitsfehler kenne ich bereits. Mit den neuen Office-Versionen bzw. Windows 10 hat sich das Dateihandling geändert und ich bin gerade dabei den Code von formletter2pdf komplett neu zu schreiben und besser zu strukturieren und damit auch dieses Problem zu beheben, werde dazu aber sicher noch einige Wochen brauchen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 27.06.2016 um 19:21

  78. Hallo Christian,
    erst einmal danke, dass es so Menschen wie dich gibt ;-). Ich habe ein Mac und dass neuste office installiert. Beim Installieren von deinem Macro "formletter2pdf_form" nach Normal.dotm kommt die Fehlermeldung ->geht nicht -> nicht genügend Arbeitsspeicher (habe ein Macbook mit 4GB) Habe auch alle Programme geschlossen..... und ich glaube das Macro ist garnicht so groß...... was kann ich tun?
    danke
    Christian aus Hamburg

    Kommentar von Christian Kossmer am 11.07.2016 um 22:38

    1. Hallo Christian,

      ich nehme an du nutzt Office for Mac 2016? Dort hat Microsoft leider den Makroeditor überarbeitet und vermurkst, daher kann Office for Mac das Makro nicht kopieren.

      Siehe dazu auch im FAQ-Bereich den Punkt "formletter2pdf läuft auch unter Office for Mac 2016, nur kann ich dort das Makro weder bearbeiten noch in andere Dokumente kopieren. Woran liegt das?"

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 13.07.2016 um 20:59

  79. hallo christian,

    klasse dein tool! nachdem ich RTF files brauche habe ich allerdings einen bug gefunden. statt .rtf steht in deinem makro .rte und statt "FileFormat:=wdFormatRTF" stand "...wdFormatText" ....

    gruß
    andreas

    Kommentar von andreas am 14.07.2016 um 23:17

    1. Hallo Andreas,
      vielen Dank für den Hinweis. Ich bastle gerade an einer neuen Version und habe den Fehler dort eben ausgebessert.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 16.07.2016 um 12:43

Kommentare älter als 6 Monate

  1. Hallo und erst einmal einen recht herzlichen Dank an den Entwickler des Makros.

    Nach dem ich es seit zwei Wochen getestet habe, würde ich es gerne so anpassen, dass es ohne Dialogfenster mit Vorgaben aus dem Makro bzw. der Datenquelle der Serienbriefe arbeitet und ggf. bestehende PDF-Dateien ohne zu fragen überschreibt.

    Dabei ist das erste Problem, dass das Makro für die Ablage der PDFs immer einen neuen Ordner erwartet der noch nicht existiert.

    Kann man den Hauptdialog deaktivieren, so dass nur noch eine Meldung kommt, wenn der Vorgang abgeschlossen ist?

    Kommentar von Vrabac am 23.08.2016 um 03:44

    1. Hallo Vrabac,

      aktuell ist nicht vorgesehen den grafischen Dialog zu umgehen. Du kannst aber über den Quellcode (siehe FAQs) Standardwerte für alle Felder vergeben, dann musst du beim nächsten mal nur auf "Start" klicken. Allerdings wird das Makro ohne weitere Anpassungen keine Dateien überschreiben.

      In deinem Fall würde ich dir raten mal einen Blick auf das ursprüngliche Makro in meinem Blog-Artikel zu werfen, dieses sollte recht einfach für deine Bedürfnisse adaptiertbar sein: https://blog.bartlweb.net/2012/08/word-serienbrief-als-einzelne-dateien-speichern/

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 23.08.2016 um 18:23

  2. Hallo,
    erstmal Danke für das praktische Makro!
    Ich hab jetzt jedoch noch ein zusätzliches Problem. Ich erstelle Serienbriefe mit verschiedenen Grafiken via Includepicture{Mergefield} usw.
    Bei diesem ist das Problem das standardmäßig bei der Ausgabe eines Serienbriefes, lediglich das erste Bild angezeigt wird.
    Dann wird der fertige Serienbrief via Strg A nochmal komplett markiert und mit F9 aktualisiert. Erst dann zeigt Word auch korrekt die verschiedenen Bilder an.
    Ist es möglich diese Aktion noch in den Code zu implementieren?
    Vielen Dank im Vorraus!

    Kommentar von Andre am 31.08.2016 um 13:29

    1. Hallo Andre,

      die Funktion ist bereits im Code integriert und du musst sie nur mehr aktivieren. Öffne dazu den Makroeditor und bearbeite den Quellcode des Formulars "formletter2pdf_form". Dort musst du Zeile 370 auskommentieren:

      ' update dynamic fields in created documents; remove comment from next line if needed
      ActiveDocument.Fields.Update

      Diese Codezeile bewirkt das Aktualisieren aller Formularfelder, wie du es sonst manuell mit F9 durchführst.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 03.09.2016 um 15:43

  3. Hallo Christian
    Erst einmal vielen Dank für das tolle Makro! Es ist genau das, wonach ich gesucht hatte, und funktioniert mit den von mir benutzten Funktionen bisher einwandfrei!
    Nun würde ich gerne Dokumente als Vorlagen (.dotx) abspeichern. Dieses Ausgabeformat fehlt jedoch. Als totaler VBA-Laie wäre ich froh um einen Hinweis, ob/wie sich diese Funktion allenfalls ergänzen liesse.
    lg Philippe

    Kommentar von Philippe am 02.09.2016 um 14:19

    1. Hallo Philippe,

      theoretisch sollte auch das möglich sein. Zumindest dokumentiert Microsoft dafür den Export-Typ "wdFormatXMLTemplate" (siehe: https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/ff839952.aspx).

      Am einfachsten probierst du es einmal aus, indem du im Makroeditor den Quellcode des Formulars "formletter2pdf_form" editierst und dort die Zeile 415

      ActiveDocument.SaveAs Filename:=Targetfile & "docx", FileFormat:=wdFormatDocumentDefault

      durch

      ActiveDocument.SaveAs Filename:=Targetfile & "dotx", FileFormat:=wdFormatXMLTemplate

      ersetzt. Danach kannst du das Makro laufen lassen und wählst den Typ Word-Dokument aus. Anstelle eines normalen Dokuments wird durch die Code-Änderung eine Dokumentenvorlage gespeichert.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 03.09.2016 um 15:51

    2. Hallo Christian,

      Vielen Dank, die Ausgabe als .dotx funktioniert mit der von dir beschriebenen kleinen Anpassung einwandfrei! Ein toller Support, den du hier bietest!

      Vielleicht liesse sich die Auswahl des Ausgabeformats "Word-Dokumentvorlage (.dotx)" in eine nächste Version direkt integrieren? Wäre praktisch ...;-)

      lg, Philippe

      Kommentar von Philippe am 04.09.2016 um 14:55

  4. Hallo Christian,

    ich möchte Dein Makro verwenden, um aus den Daten einer Exceltabelle eine Vielzahl von MarkDown-Dateien (TXT-Format) zu erstellen. Dazu habe ich zwei Fragen an Dich:

    1. Kann man in das Makro eine Funktion einbauen, um jeweils einen Ordner für jede einzelne Datei zu erstellen? Der Ordner sollte dann so heißen wie die *.md-Datei (ohne Dateiendung). Das Flat-CMS GRAV setzt so eine Dateistruktur voraus.

    2. Kann die *.txt-Endung direkt beim Erzeugen als *.md gespeichert werden? Oder müssen die *.txt hinterher in *.md geändert werden?

    Oder ist evtl. für diesen Einsatzzweck ein anderes Vorgehen praktikabler?

    Besten Dank und viele Grüße
    Fabian

    Kommentar von Fabian am 24.09.2016 um 23:40

    1. Hallo Fabian,

      mit ein paar Eingriffen in den Code kannst du das Makro entsprechend umbauen.
      Bearbeite im Makroeditor den Quellcode des Formulars formletter2pdf_form:

      Ändere die Zeilen 428 und 429 von

      ElseIf Filetype = "Plain Text (.txt)" Then
      ActiveDocument.SaveAs Filename:=Targetfile & "txt", FileFormat:=wdFormatEncodedText

      auf

      ElseIf Filetype = "Plain Text (.txt)" Then
      Subpath = Path & File & "\"

      Dim fso
      Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
      fso.CreateFolder(Subpath)

      Targetfile = Subpath & File & "."
      ActiveDocument.SaveAs Filename:=Targetfile & "md", FileFormat:=wdFormatEncodedText

      um die Dateiendung auf "md" zu ändern und einen Unterordner im Zielordner zu erstellen der gleich wie der Dateiname lautet.
      Achtung: Ich habe den Code nicht getestet, aber als Vorlage für das Umprogrammieren sollte es reichen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 04.10.2016 um 19:00

    2. Hallo Christian,
      besten Dank, ich werde Deine Ergänzung gerne ausprobieren.
      Viele Grüße, Fabian.

      Kommentar von Fabian am 24.10.2016 um 22:39

  5. Hallo,
    in Excel (inkl. VBA) bin ich relativ sicher, aber in Word und dort insbesondere in die Funktion "Serienbrief" muss ich mich jetzt erstmals einarbeiten. Die Funktionalität von formletter2pdf ist genial, wobei die "Urversion" mit wenig Dialog für ein aktuelles Projekt mehr als ausreichend ist. An dieser Stelle erstmal ein DICKES LOB. Ich weiß, wieviele lange Nächte ein scheinbar simples Makro verschlingen kann, wenn es nicht nur auf dem eigenen Rechner laufen soll, der womöglich "von Haus aus" besondere Einstellungen hat. Auch die Dokumentation fällt nicht vom Himmel, ebensowenig die stetigen Verbesserungen, Erweiterungen und Pflege der Webseiten.
    An dieser Stelle kommt nun mein "Problemchen" in's Spiel.
    Mein Hauprdokument fragt ein Datum ab, definiert ist es als {FILLIN "Datum" /o}
    Durch die gewollten Aufrufe pro Datensatz greift der Parameter /o nicht. Somit müsste man für jedes Dokument die Eingabeaufforderung bestätigen, was natürlich keinen Sinn macht. Natürlich habe ich daran gedacht, im Hauptdokument das Datum als fixen Wert einzutragen, das gefällt mir aber nicht besonders gut. Gibt es eine "Geheimwaffe" , also einen eleganteren Weg, das Datum nur einmal abzufragen ?
    Über eine Antwort oder gar Lösung würde ich mich sehr freuen !
    Viele Grüsse aus Langen (Hessen, bei Frankfurt),

    Michael

    Kommentar von Michael Quinoman am 04.10.2016 um 17:31

    1. Hallo Michael,

      der einzige Weg der mir auf die schnelle einfällt ist, dass du den Wert beim Aufruf des Makros über dieses abfragst und in einer Variable zwischenspeicherst. Im Word-Dokument selbst wird dann im Platzhalter der Wert aus der Variable eingefügt anstelle der bisherigen FILLIN-Abfrage.

      Alternativ könntest du das Datum deiner Datenquelle als Feld hinzufügen und dieses Einfügen. Über Excel sollte die Datenquelle auch durch Laien einfach und schnell angepasst werden können und so die Abfrage in Word umgangen werden.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 04.10.2016 um 18:48

    2. Hallo Christian,
      vielen ank für die schnelle Antwort. Ich werde mal die diversen Ansätze mal versuchen. Hatte mir schon fast gedacht, dass Word da keine echte Alternative bereitält.
      Da es für alle Dokument immer der gleiche Wert ist, kann man bestimmt eine einfache Lösung bauen, z.B. mit einer Dialogbox und anschl. Suchen/Ersetzen eines Platzhalters im Hauptdokument, welches ja nicht zwingend gespeichert werden muss. Entsprechend dokumentiert ist das auch später un d durch andere nachvollziehebar, was mein Hauptanliegen ist. Ach ja, eins noch: Spende kommt noch heute :-)

      Kommentar von Michael Quinoman am 04.10.2016 um 20:03

    3. Hallo Michael,

      gern geschehen, freut mich dir zumindest einen Lösungsansatz geliefert zu haben und recht herzlichen Dank für deine Spende.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 04.10.2016 um 21:29

  6. Ich versuche gerade PDFs zu erstellen. Das klappt soweit auch super, nur habe ich einige Nachnamen doppelt. Hier erstellt er mir nur ein Dokument zu einem Namen und lässt den anderen einfach aus.
    Wie kann ich das ändern?

    Kommentar von Denise Kanne am 12.10.2016 um 11:06

    1. Hallo Denise,

      du musst dafür Sorge tragen, dass alle Dateinamen eindeutig sind, da formletter2pdf bereits existierende Dateien überschreibt und daher bekommst du bei identischen Nachnamen nicht alle PDFs. Passe das "file name pattern" entsprechend an - z.B. durch integrieren des Markers {%counter%} oder einer zusätzlichen eindeutigen Datenspalte aus deiner Datenquelle (z.B. Vorname, ID) um für jeden einzelnen Empfänger und damit jedes einzelne PDF einen eindeutige Dateinamen zu generieren.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 12.10.2016 um 14:51

  7. Hallo,
    ich habe heute ein etwas merkwürdiges Problem festgestellt:
    Mein Quelldokument enthält u.a. zwei Felder zur Dokumentinformation: PRINTDATE und SAVEDATE. Beide sind in zwei Tabellenfeldern in der Fußzeile untergebracht und identisch formatiert. Beim Ausführen des Makros wird das PRINTDATE korrekt als Feld in die Einzeldokumente übernommen, aus dem SAVEDATE wird aber ein ganz normaler Text mit Datum und Uhrzeit der letzten Speicherung des Quelldokuments. Das Feld ist also weg. Was "doof" ist, weil die Einzeldokumente weiter bearbeitet werden und das Speicherdatum auch dort weiter aktualisiert werden soll. Besonders merkwürdig: Wenn ich mir die Einzeldokumente in der Serienbriefvorschau ansehe, ist das SAVEDATE korrekt als Feld vorhanden.
    Woran könnte das liegen? Kann es sein, dass beim Abspeichern der Einzeldokumente das SAVEDATE des Quelldokumentes irgendwie nicht "überlebt", weil es neue Dokumente sind?
    Ich habe eben noch mal schnell ein anderes Dokument gebastelt und auch hier: Das Feld SAVEDATE wird zum einfachen Text, das Feld PRINTDATE bleibt ein Feld.
    (Microsoft Office 2010)
    Dank und Gruß,
    Stefan

    Kommentar von Stefan am 28.10.2016 um 11:43

    1. Hallo Stefan,

      ich verstehe dein Problem, habe aber leider auch keine Lösung für dich, da das Verhalten definitiv von Word und nicht formletter2pdf ausgeht.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 28.10.2016 um 17:37

  8. Hallo,
    habe mit Vorfreude dieses Makro gefunden. Leider funktioniert es bei mir (WORD 2010) nur bedingt.
    Die Beispieldatei wird ordnungsgemäß abgespeichert als einzelne Dateien auf einem Unterordner auf dem Desktop.

    Wenn ich allerdings mein eigenen Serienbrief abspeichern will, wird zwar der Unterordner auf dem Desktop angelegt, aber es werden keine Dateien abgespeichert.

    Das Makro arbeitet auch ein paar Sekunden und meldet Vollzug (1 form letter exported successfully), aber nichts wird abgespeichert, nicht mal einer.

    Wo liegt der Fehler, da es ja im Beispiel funktioniert?
    P.S. Das Serienfeld {ID} habe ich durch ein anderes {Feld} aus meinem Dokument ersetzt.

    Vieln Dank im Voraus.

    Gruß Thomas

    Kommentar von Thomas am 02.11.2016 um 15:02

    1. Hallo Thomas,

      benutzt du Office 2010 zufällig unter Windows 10, denn dort ist mir bekannt, dass das Makro nicht funktioniert (neuere Office-Versionen machen allerdings keine Probleme). Ich habe aktuell noch keine Zeit gefunden mir entsprechende Testsysteme zu besorgen und diesen Fall zu analysieren, daher kann ich dir aktuell leider keine Lösung anbieten.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 02.11.2016 um 18:59

  9. Hallo,
    das Tool ist top genau das was ich gesucht habe. Nur tritt bei mir ein kleines Problem auf. Es wird nur ein Serienbrief erstellt und zwar nur der von dem ersten Datensatz aus der Datenquelle. In der Vorlage funktionert es, dort werden alle 10 Briefe separat abgespeichert. Hab ich da evtl einen Fehler beim Übertragen des Macros gemacht? Dazu zu sagen ist das meine Datenquelle eine Excel im Format .xlsm ist.
    Danke schon mal,
    Michael

    Kommentar von Michael am 13.11.2016 um 16:07

    1. Hallo Michael,

      werden dir in der Vorschau der Serienbrieffunktion von Word alle Empfänger angezeigt? Wenn ja, ist zumindest ein Problem mit der Empfängerliste auszuschließen.
      Eventuell generierst du keine eindeutigen Dateinamen, dann überschreibt sich die Datei immer wieder und es bleibt am Ende nur eine Datei statt 10 über. Ich habe auch Berichte, dass das Makro in der Kombination aus Windows 10 und Office 2010 so ein Verhalten zeigen kann, aber leider keine Lösung dafür.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 14.11.2016 um 19:37

    2. Hallo Christian,
      Ich habe heute noch mal ein wenig rum probiert. Es werden mir alle Empfänger in der Vorschau angezeigt, auch hab ich extra deine ID drin gelassen das es eineindeutige Dateinamen ergibt. Nutze auch Win7. Ich vermute das es an meiner Excel liegt die auch als Datenquelle dient. Meine Excel ist im Hintergrund voll VBA Skript. Wenn ich die Datei als normale .xlsx abspeichern dann und als Quelldatei nutze dann klappt es. Aber um den Serienbrief zu erstellen ist das ok. Trotzdem Danke, vlt hilft dir ja meine Info für deine Weiterentwicklung.
      lg Michael

      Kommentar von Michael am 14.11.2016 um 21:08

  10. ich würde gerne diese Funktionalität im Publisher nutzen. Nur leider bricht bei mir die Ausführung immer mit einem Laufzeitfehler 438 ab. Objekt unterstützt diese Eigenschaft oder methode nicht.
    Ich habe Makro und Form so eingebettet, wie es im beispiel Word geschehen war.
    In einem TestWord Dokument klappt auch alles fehlerfrei. Nur gelingt es mir in Word nicht auch wechselnde Grafiken einzubetten, welche in einer Ordnerstruktur liegen und in der Datenquelle (XLS) mit angegeben sind.

    Kommentar von Norbert am 17.11.2016 um 12:47

    1. Hallo Norbert,

      das Makro funktioniert definitiv nur unter Word, da es die Serienbrieffunktion voraussetzt, für andere Programme der Office-Reihe ist es nicht ausgelegt.

      Bezüglich der wechselnden Grafiken kann ich dir folgenden Hinweis aus einem vorhergehenden Kommentar geben - vielleicht funktioniert es ja:


      Die Funktion zum automatischen Aktualisieren von dynamischen Feldern ist bereits im Code integriert und du musst sie nur mehr aktivieren. Öffne dazu den Makroeditor und bearbeite den Quellcode des Formulars "formletter2pdf_form". Dort musst du Zeile 370 auskommentieren:

      ' update dynamic fields in created documents; remove comment from next line if needed
      ActiveDocument.Fields.Update

      Diese Codezeile bewirkt das Aktualisieren aller Formularfelder, wie du es sonst manuell mit F9 durchführst.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 17.11.2016 um 20:39

  11. Hallo,

    ich benutze das Makro, um aus einer Excel ca 1800 PDF Dokumente zu erstellen. Als Speicherort habe ich das "C" Laufwerk ausgewählt. Leider erscheint immer wieder die Ausgabe "Der ausgewählte Speicherort ist ungültig". Und das immer an einer unterschiedlichen Stelle e.g. nach dem 5. oder 10. manchmal nach dem 50. Dokument.

    Die Dateinamen enthalten keinerlei nicht erlaubte Zeichen und sind durchgehend vollständig.

    Was kann ich tun?

    Vielen Dank und Grüße
    Mirco

    Kommentar von Mirco am 18.11.2016 um 15:56

    1. Hallo Mirco,

      das ist so schwer zu sagen, mir fällt jetzt auf die Schnelle kein eindeutiger Grund ein. Kommt bei dir wirklich eine Fehlermeldung in Deutsch? - dann wäre Sie von Word direkt, denn formletter2pdf gibt nur englische Meldungen aus. Tritt das Problem auch auf wenn du einen Pfad in einem Verzeichnis (z.B. deinem Benutzerordner auswählst) auf den dein Benutzer auch definitiv die vollen Rechte hat?

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 19.11.2016 um 16:15

  12. Hallo Christian,

    das Makro und die unterstützten Dateiformate funktionieren super.
    Gibt es die Möglichkeit eine Funktion einzubetten, die z.B. eine Unterscheidung zwischen PDF-Export und Ausdruck ermöglicht?
    Anwendungsfall, Rechnungsdruck mittels Serienbrief, wobei einige Kunden die Rechnung per Post oder persönlicher Zustellung bevorzugen, andere wiederum ein angehängtes PDF an eine Email bevorzugen.

    Danke Matthias

    Kommentar von Matthias am 25.11.2016 um 22:31

    1. Hallo Matthias,

      aktuell kann das Tool das nicht, aber mit ein paar kleinen Anpassungen am Code lässt sich das wie folgt vermutlich sehr einfach bewerkstelligen:

      Du musst in deiner Empfängerliste eine Spalte schaffen in der du z.B. mit 0 und 1 kennzeichnest ob der Empfänger einen Ausdruck oder ein PDF erhalten soll. An der Stelle im Makro wo die Dateien gespeichert werden, musst du dieses Feld dann abfragen und per Makro im Bedarfsfall anstelle des Exports den Druck-Dialog starten.

      Ich habe per Makro bisher noch nie die Druckfunktion angestoßen, kann mir aber vorstellen, dass hier dann jedes Mal der Druck-Dialog aufgeht, der dann manuell bestätigt werden muss - vermutlich ziemlich mühsam.

      Alternativ nutzt du das Feld um 0 und 1 dem Dateinamen voranzustellen (file name pattern), so kannst du nach dem Export im Zielordner einfach alle PDFs mit einer 1 zu Beginn über einen PDF-Viewer drucken und die mit 0 per E-Mail versenden. Vorteil: Das kannst du mit dem Makro jetzt schon bewerkstelligen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 26.11.2016 um 13:40

  13. Hallo,
    das Makro funktioniert bei mir super!
    Meine Frage wäre:
    Kann ich irgenwie nur einzelne Seiten des Serienbriefs als PDF speichern? Also z.B. habe ich insgesamt 500 Seiten, möchte aber nur Seite 10, 167 und 284 als PDF speichern. Ist das möglich?
    LG Jonas

    Kommentar von Jonas am 18.12.2016 um 12:57

    1. Hallo Jonas,

      damit habe ich mich bisher noch nicht beschäftigt und zumindest mir ist jetzt auf die Schnelle auch keine Lösung bekannt.
      Am ehesten sehe ich noch eine Chance darin, die bereits durch formletter2pdf generierten Dateien, mittels Stapelverarbeitung von PDF-Editioren (wie z.B. Adobe Acrobat Pro) entsprechend zu bearbeiten.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 18.12.2016 um 20:20

  14. Hallo Christian,

    den anderen Usern muss ich mich anschließen: dein Makro ist super und erleichtert die Arbeit mit Serienbriefen ungemein.

    Da wir auf Arbeit für jeden Kunden einen eigenen Ordner angelegt haben, stellen sich mir folgende Fragen bezüglich der Codeanpassung:

    1. Ist es möglich, dass der Speicherort anhand eines Seriendruckfeldes (zum Beispiel dem Kundennamen oder der Kundennummer) ermittelt bzw. gesucht wird?
    2. Kann für jeden der zu speichernden Serienbriefe ein separater Speicherort gewählt werden, so dass jede Rechnung im jeweiligen Kundenordner landet?

    Vielen Dank im Voraus für deine Hilfe.

    Freundliche Grüße

    Diego Pöschl

    Kommentar von Diego Pöschl am 28.12.2016 um 15:51

    1. Hallo Diego,

      die aktuelle Version des Makros kann das leider noch nicht und die Anpassung des Codes, um der Anforderung gerecht zu werden, ist leider keine so kleine Angelegenheit.
      Es steht aber ganz oben auf meiner Liste an neuen Features für die nächste Version - die Dank meiner derzeitigen beruflichen Auslastung, aber sicher noch etwas auf sich warten lassen wird.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 28.12.2016 um 17:12

    2. Hallo Christian,

      vielen Dank für deine ehrliche Antwort. Ich werde mich in Geduld üben und voller Zuversicht auf die nächste Version warten.

      Freundliche Grüße

      Diego Pöschl

      Kommentar von Diego Pöschl am 29.12.2016 um 08:46

  15. Hallo,

    vielen Dank für dieses wirklich tolle Makro.

    Allerdings haben bei uns die PDF-Dokumente immer eine Seite "Zuviel":

    Wir verwenden eine Dokumentenvorlage, bei der die Kopf-/Fußzeile der erste Seite abweichend ist.
    Nun wird ein z.B. 3-seitiger Brief als PDF mit 4 Seiten erzeugt, wobei die 4. Seite nochmals die Kopf-/Fußzeilen der ersten Seite ohne weiteren Inhalt enthält....

    Kommentar von Andreas Rieger am 13.01.2017 um 14:34

    1. Hallo Andreas,

      das liegt vermutlich am Aufbau des Word-Dokuments und dem in Word enthaltenen PDF-Exporter. Ich habe das bei einzelnen PDF-Exports auch schon beobachtet. Versuche einmal den Abstand der Seitenränder zu verändern oder dein Dokument um eine Zeile zu kürzen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 16.01.2017 um 19:23

aktuelle Kommentare

  1. Auch ich möchte mich erst einmal herzlich für dieses Makro bedanken.

    Nach unzähligen Stunden selbst rumprobieren, scheine ich der Lösung nah!

    Folgendes: Ich muss weit über 100 Serienbriefe erstellen, in dem jeweils eine andere Grafik gezeigt wird.
    Das ganze mache ich, indem ich in meiner Excel-Quelle eine Spalte mit den Dateipfaden habe (Ja, ich habe überall doppel Backslashs) und mit {INCLUDEGRAFIC "{MERGEFIELD Bildpfad}"} einfüge.
    Mein Problem besteht nun darin, dass beim Abspeichern mit fromletter2pdf in jedem Brief die Grafik aus Brief 1 ist. Auch in der Vorschau muss ich beim Vor-/Zurückgehen das Bild immer extra aktualisieren. Alles andere funktioniert. Gibt es da eine Lösung?
    Ich erstelle zum ersten Mal sowas und bin langsam echt ratlos und jeden Brief einzeln zu speichern scheint keine erstrebenswerte Option.

    LG,
    DiPi.

    Kommentar von DiPi am 01.02.2017 um 20:51

    1. Hallo DiPi,

      hiflt dir vielleicht der untenstehende Hinweis aus einem vorhergehenden Kommentar?


      Die Funktion zum automatischen Aktualisieren von dynamischen Feldern ist bereits im Code integriert und du musst sie nur mehr aktivieren. Öffne dazu den Makroeditor und bearbeite den Quellcode des Formulars "formletter2pdf_form". Dort musst du Zeile 370 auskommentieren:

      ' update dynamic fields in created documents; remove comment from next line if needed
      ActiveDocument.Fields.Update

      Diese Codezeile bewirkt das Aktualisieren aller Formularfelder, wie du es sonst manuell mit F9 durchführst.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 02.02.2017 um 18:57

  2. Hallo Christian,

    vielen Dank für dieses tolle Makro.

    Ich hätte eine Frage: welche Max. Länge ist denn für die Feldnamen vorgesehen. {field-name}

    Ich hatte das Problem das ein Feldname anscheinend zu lang war.
    Es wurden zwar die PDFs erzeugt, der Feldname in den Dateien aufgelöst, aber im Dateinamen wurde kein einziger Parameter ersetzt.
    Erst mit der Umbenennung dieses einen Feldnamen in der Datenquelle konnte ich das Problem lösen.

    Kommentar von Gerhard Eisert am 01.02.2017 um 21:40

    1. Hallo Gerhard,

      auf dieses Problem bin ich bisher selbst noch nicht gestoßen und würde jetzt auch auf die schnelle keine technische Einschränkung erkennen, daher kann ich dir keine maximale Länge nennen.

      Ich werde mir das Thema allerdings notieren und in die nächste Version miteinfließen lassen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 02.02.2017 um 18:55

    2. Hallo Christian,

      vielen Dank für den Support.

      Ich hatte das Problem mit der Länge geschildert.
      Ich habe meine Problem nochmals analysiert.

      Es ist nicht die Länge, sondern ein Parameter besitzt einen Bindestrich.

      Dann wurde alle Parameter im Dateinamen nicht aufgelöst, jedoch im Word im Dokument.

      Als Sonderzeichen wäre "-" eigentlich erlaubt.

      Testumgebung: Window7 64 bit, Word 7 und Word 13.

      LG

      Gerhard

      Kommentar von Gerhard Eisert am 15.02.2017 um 11:54

  3. Guten Tag,
    ich benutze ihre Datei bereits seit einigen Monaten. Noch letzte WOche hat es funktioniert. Heute wird mir beim Abspeichern der einzelnen PDF-Dateien die Meldung: "Unknown Error: 5631 - Please try to run formletter.. again". Weiß einer woran es liegt?

    Gruß

    Kommentar von Emre am 08.02.2017 um 16:56

    1. Hallo Emre,

      die Word-Fehlermeldungen sind leider nicht so aussagekräftig, um daraus genug Rückschlüsse auf die Ursache ziehen zu können. Was hat sich denn seit dem es das letzte Mal funktioniert hat, an deiner Datei oder an der Empfängerliste geändert? Versuche doch einmal die Empfängerliste in Word neu auszuwählen, vielleicht schafft das Abhilfe.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 10.02.2017 um 16:39

  4. Leider klappen bei mir nicht mal die ersten Schritte, wenn ich bei der ANLEITUNG bei Schritt 1 die Datenquelle auswählen soll und "formletter2pdf.mdb" reinladen soll, wird die Datei im Ordner nicht angezeigt. Selbst wenn ich "Alle Dateien" anzeigen lasse. Wo liegt da der Fehler?
    Danke im voraus!

    Kommentar von Kerstin am 20.02.2017 um 12:06

    1. Hallo Kerstin,
      das kann ich mir jetzt eigentlich nicht erklären, da dies ja eine Funktion ist die Word von sich aus zu Verfügung stellt. Eventuell ist in der Home-Edition in der auch kein Access mitgeliefert wird, diese Funktion beschränkt (wäre mir aber neu). Du kannst Alternativ auch die Empfängerliste direkt in Word erzeugen oder eine Excel-Datei nutzen.
      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 20.02.2017 um 18:15

  5. Hallo Christian,

    Dein Code ist super, er funktioniert schnell und sauber.
    Ich möchte nur gerne auch die Generierten Pdfs per E-mail automatisch verschicken. Hast du eine Idee wie ich es am besten machen kann. Ein Kombifeld habe ich schon als Email Adresse deklariert. Ich weiß aber nicht wie ich den Wert in einer Variable abfragen kann.
    Kannst du mir da ein Hinweis zu geben ?

    Danke im voraus.

    Thomas

    Kommentar von Thomas Hengstwerth am 27.02.2017 um 16:09

    1. Hallo Thomas,

      ich habe das bisher auch noch nicht umgesetzt, daher habe ich keine schnelle Lösung für dich. Fakt ist aber, aus meinen ersten Recherchen, dass du hier die Kombination aus Word und Outlook nutzen musst und darüber aus dem Makro-Code heraus E-Mails generieren und versenden kannst.

      Was meinst du mit "du weißt nicht wie du den Wert der Variable abfragen kannst" genau?

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 28.02.2017 um 20:24

    2. Hallo Christian,

      was ich meine ist wie kannst du in dem VBA Code den Wert eines Feldes der Kombinationsfelder abfragen und einer Variable zuordnen
      Bzw. du machst es ja mit dem Wert der in file name pattern angegeben wird. Ich möchte nur wissen wenn ich ein Feld Email-Adresse in meiner excel Kombiliste habe wie kann ich dies als Variable deklarieren.

      Wenn ich es hinkriege gebe ich dir auch gerne den Code falls du Sie für Mailings benutzten möchtest.

      Danke im voraus.

      Thomas

      Kommentar von Thomas Hengstwerth am 01.03.2017 um 15:16

    3. Hallo Thomas,

      um Werte aus den einzelnen Spalten deiner Datenquelle auszulesen musst du auf das MailMerge-Objekt zugreifen:

      ActiveDocument.MailMerge.DataSource.DataFields("<Spaltenname>").Value

      Im Quellcode meines Makros findest du die Verwendung dieses Zugriffs z.B. in Zeile 232 des Formulars. Beachte, dass du sämtliche Erweiterungen innerhalb dieser Schleife ergänzen musst, da nur dort immer die Werte des gerade aktiven einzelnen Serienbriefs verfügbar sind.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 01.03.2017 um 21:45

  6. Hallo, erstmal... ein super Tool :-)
    Eine Frage. Ich speichere die Dokumente unter Name und Vorname. Hier benötige ich jedoch nur jeweils die ersten 3 Buchstaben. Diese werden dann zu einem Dok-Namen zusammengesetzt.

    Beispiel: Muster Hans = MusHan

    Ist dies mit deinem Tool auch möglich?

    Gruss

    Kommentar von Andi am 02.03.2017 um 21:17

    1. Hallo Andi,

      das geht aktuell noch nicht. Dazu müsstest du den Quellcode an der Stelle der Dateinamensgenerierung adaptieren und entsprechend die Marker auf 3 Zeichen kürzen.
      Einfacher und ohne Programmieraufwand: Nutze in Excel die Formelfunktion um aus deinen Spalten Vorname und Nachname in zwei Extra-Spalten VornameKurz, NachnameKurz die Werte mit nur 3 Zeichen zu generieren und ziehe diese neuen Felder in formletter2pdf für die Dateinamensgenerierung über das "file name pattern" heran.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 03.03.2017 um 15:08

  7. Hallo Christian,
    Hast du eine Idee, warum sich der Word Prozess im Arbeitsspeicher so massiv aufbläht ?
    Ich möchte ca 26.000 PDFa Dateien mit je einer Seite erzeugen. Der Prozess startet auch richtig schnell ( >100 Dateien pro Minute)
    Aber nach ca 5000 Dateien dauert es 10 Sekunden pro Datei.
    Haben schon andere User von einem solchen Phänomen berichtet ?
    Grüße, Rolf

    Kommentar von Rolf am 06.03.2017 um 18:58

    1. Hallo Rolf,

      ich denke, das liegt daran, dass Word für jede zu speichernde Datei ein eigenes Dokument erstellt und damit eine weitere Instanz von Word startet. So eine große Anzahl von Dateien habe ich bisher selbst noch nicht erstellt und daher das berichtete Verhalten selbst noch nicht erlebt.
      Ich habe den Code gerade noch einmal geprüft und die weiteren Word-Instanzen werden dort korrekt geschlossen, insofern kann ich programmatisch an diesem Punkt leider nichts verbessern.
      Die einfachste Lösung ist vermutlich, du teilst deine Empfängerliste, um so eine Reduktion der Gesamtanzahl pro Durchlauf zu erreichen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 06.03.2017 um 19:58

  8. Hallo,
    erst einmal Danke für das Tool und eure Arbeit und dass ihr dies als open source anbietet. Kann sich echt sehen lassen!

    Zu meinem Anliegen:
    Habe eine Word 2016 Datei erstellt und den Serienbriefassistenten genutzt. Habe euer worddokument geöffnet und versuche das Makro in meiner Datei zu verwenden. Es wird in der Makroliste angezeigt und ich kann dieses auch ausführen. Meine DB beinhaltet 628 Datensätze und ich erhalte jedoch nur 251 pdf Dateien und die Fehlermeldung "Unknown Error: 5631: Please try to run formletter2pdf again."
    Woran könnte dies liegen? Den einzigern Unterschied zwischen eurer und meiner Datei, den ich sehen kann (bin kein Wordprofi), ist, dass in der Makroliste "Project.formletter2pdf.formletter2pdf" fehlt.
    Danke im Voraus für eure Unterstützung.
    Viele Grüße,
    Daniel

    Kommentar von Daniel am 13.03.2017 um 07:44

    1. Hallo Daniel,

      die Word-Fehlernummern lassen leider selten Rückschlüsse auf das eigentliche Problem zu. Aber nachdem einige Dateien generiert wurden und dann das Makro abbricht, tippe ich auf ein Problem mit Sonderzeichen im generierten Dateinamen.
      Schaue einmal in Excel in der Zeile 252 - also der nächste Datensatz nach der als letztes generierten Datei - ob dort in den Feldern die die für die Erstellung des Dateinamen nutzt irgendwelche Sonderzeichen wie z.B. á enthalten sind.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 17.03.2017 um 09:21

    2. Hallo Christian,
      danke für dein deine Antwort. Ich habe einmal in die Zeile geschaut aber leidr nichts gefunden. Ich habe jedoch andere Felder mit Sonderzeichen gefunden und diese entfernt. Nun fehlen mir am Ende insgesamt 5 pdfs von 628. Dies ist für mich total hinnehmbar. Diese kann ich am Ende finden und manuell erstellen. Ist zwar keine perfekte Lösung aber nahezu. Ich danke für deine Unterstützung! Super Tool habt ihr da entwickelt.

      Kommentar von Daniel am 17.03.2017 um 09:34

    3. Hallo nochmal,
      ich sehe gerade, dass die Datei mit "é" ganz normal erstellt wurde :)

      Kommentar von Daniel am 17.03.2017 um 09:44

  9. Hallo Christian,

    zwei Fragen und eine Klarstellung:

    Bei der Eingabe des "Foldername" gibt es den Parameter -{%timestamp%}.
    Ich kann aber keine Seriendruckfeldnamen (Source field markers) wie beim Dateinamen verwenden.
    Kann man das ändern?

    Bei kontrollieren der Serien-PDFs ist mir aufgefallen, dass kein Font embedded.
    Kann man beim Speichern der PDFS den verwendeten Font noch mit einbetten?

    Ich hatte am 15. Februar, das Problem mit dem Bindestrich gemeldet.
    Sorry, das war von meiner Seite nicht korrekt recherchiert.
    Das Problem trat zufälligerweise mit einem Parameter im Foldername auf.
    Bindestriche werden ansonsten in Parametern automatisch eleminiert.

    Kommentar von Gerhard Eisert am 20.03.2017 um 11:51

    1. Hallo Gerhard,

      das mit den dynamischen Ordnernamen geht aktuell noch nicht und lässt sich beim derzeitigen Aufbau des Makros leider auch nicht eben mal so einfach integrieren.

      Um Word anzuweisen die Schriften in die gespeicherten Dokumente einzubinden, muss eine Option in den Word-Einstellungen gesetzt werden (diese Einstellung kann pro Dokument oder generell für alle zukünftig neu erstellten Dokumente gesetzt werden). Gehe dazu unter Datei -> Optionen -> Speichern und aktiviere die Option "Schriftarten in der Datei einbetten".

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 22.03.2017 um 21:10

  10. Hallo Christian,

    vielen Dank für das tolle Tool.

    Ich würde gerne beim Erstellen des Folder Names Parameter für den Pfadnamen übergeben, damit im Pfadnamen eine Zuordnung habe.

    z.B. {WstENr}

    Kann man das Einrichten?

    Vielen Dank im Voraus.

    LG

    Gerhard Eisert

    Kommentar von Gerhard Eisert am 22.03.2017 um 10:39

    1. Hallo Gerhard,

      wie im vorhergehenden Kommentar bereits erwähnt, ist das aktuell leider nicht möglich.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 22.03.2017 um 21:11

  11. Hallo Christian,
    ich finde Dein Makro super würde mir aber wünschen, dass man die *pdf Dateien direkt nach der Erstellung oder wann immer per Email versenden kann. Ich habe die Email-Adresse und die "Briefanrede bereits in der Datenquelle, die ein Excel-Chart ist. Gibt es das eventuell schon oder kannst Du uns das gerne auch kostenpflichtig programmieren?
    Ich freue mich auf Deine Antwort.
    Grüße
    Evelyn
    PS wo kann ich sehen, mit welcher Version ich arbeite?

    Kommentar von Evelyn am 23.03.2017 um 12:59

    1. Hallo Evelyn,

      die von dir genannte Funktionalität steht auf der Liste für eine der nächsten Versionen. Da ich das Projekt in meiner Freizeit betreibe, wird sich der nächste Release allerdings auch noch etwas Zeit lassen.

      Die Versionsnummer des von dir benutzten Makros findest du in der linken unteren Ecke des Dialogfensters.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 23.03.2017 um 18:40

  12. Hallo Christian,
    ich habe in Acces einen Bericht erstellt, der Daten aus 3 verschiedenen Tabellen zusammenführt. Anhand der ID bringt er Kosten, Adress- und Flächenangaben zusammen. Gibt es eine Möglichkeit, Dein Makro auch für einen Acces-Bericht zu nutzen, da ich diese Kombination nicht als Word-Serienbrief generiert bekomme?
    Danke für Deine Antwort Rainer

    Kommentar von Rainer am 28.03.2017 um 07:56

    1. Hallo Rainer,

      das Makro ist rein auf die Serienbrieffunktion von Word ausgelegt und würde alleine schon wegen den Unterschieden in VBA nicht in Access funktionieren.

      Als möglichen Workaround könntest du die notwendigen Daten mit Access in eine CSV-Datei exportieren und diese als Datenquelle für den Word-Serienbrief nutzen, in dem du dann deine Berichte nachstellst.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 28.03.2017 um 19:57

  13. Hallo Christian,

    ich habe einen Serienbrief erstellt, der mit einer Excel Tabelle verknüpft ist. Diese beinhaltet 50 Zeilen (+ erste Zeile als Überschrift) und sollte mir daher auch 50 einzelne PDF Dateien auswerfen. Leider werden trotz mehrmaligem Versuch nur 42 Elemente erstellt. Woran kann das Liegen?

    Kommentar von Benedikt am 18.04.2017 um 17:57

    1. Hallo Benedikt,

      eine Möglichkeit besteht darin, dass sich die generierten Dateinamen überschneiden - formletter2pdf würde dann bereits erstellte Dateien ohne Nachfrage einfach überschreiben.

      Wenn du in Word die Vorschaufunktion nutzt, werden dir dort alle 50 Empfänger angezeigt? Wenn nein, liegt es vermutlich an der Datenquelle bzw. der Auswahl der Empfänger.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 18.04.2017 um 18:18

  14. Hallo,

    vielen Dank für das sehr hilfreiche Tool - leider bekomme ich es aber auf meinem Rechner nicht zum Laufen. Auf einem anderen Rechner funktioniert alles wie beschrieben, bei mir geht nach Ausführung des Makros immer ein Dialog "Datei Speichern" auf und danach bekomme ich die Fehlermeldung: "formletter2pdf has been aborted, because an invalid file name has been detected. Please check the values of the fields used in the file name pattern for invalid cahracters and run formletter2pdf again".
    Danke für die Hilfe!

    Kommentar von Andreas Fleckenstein am 02.05.2017 um 15:47

    1. Hallo Andreas,

      der Dateinamen wird über das "file name pattern" dynamisch aus den Werten der einzelnen Felder der Empfängerliste generiert. Es gibt einige Zeichen die in Dateinamen nicht erlaubt sind. Wird so einer entdeckt, bricht das Makro mit der genannten Fehlermeldung ab. Stelle daher sicher, dass im file name pattern und in den Feldern die du für den Dateinamen benutzt keine Zeichen wie / \ : * ? < > | oder ähnliche Sonderzeichen vorkommen.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 02.05.2017 um 20:26

    2. Danke für die schnelle Antwort - nur leider habe ich das Problem mit der Beispieldatei (ohne etwas daran geändert zu haben).

      Kommentar von Andreas Fleckenstein am 02.05.2017 um 21:21

    3. Hallo Andreas,

      ich hab eben zur Sicherheit das Makro noch einmal unter Windows 10 mit der letzten Version von Office 365 ausprobiert und konnte dein Problem nicht nachstellen.
      Welche Office-Version unter welchem Betriebssystem nutzt du denn?

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 03.05.2017 um 20:56

  15. Ein Super-Tool, vielen Dank! Ich würde die erstellten PDF Dateien gerne automatisiert an email Empfänger senden, die ebenfalls in der Excel-Datendatei hinterlegt sind. Ist das möglich? Danke!

    Kommentar von BS am 08.05.2017 um 22:08

    1. Hallo BS,

      das ist aktuell leider noch nicht möglich.

      lg Christian

      Kommentar von Christian Bartl am 09.05.2017 um 12:04

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